BAB I PENDAHULUAN
A. Latar
Belakang
Seiring dengan berkembangnya
zaman, teknologi komunikasi berkembang begitu
pesat dengan banyak bermunculan alat komunikasi yang canggih, seperti: e-mail atau memo, telepon, seluler, televisi,
radio, telegram, faximile, dan lain sebagainya. Masih ada
komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan keberadaannya bahkan masih tetap kokoh
terpakai, komunikasi tertulis tersebut adalah
surat. Menurut Sedarmayanti (2001:162), Surat adalah
alat komunikasi tertulis yang berasal
dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita. Surat masih digunakan
sampai sekarang karena surat masih memiliki
kelebihan dibandingkan dengan sarana komunikasi lainnya, kelebihan tersebut karena surat lebih praktis, efektif,
dan ekonomis. Apa yang di komunikasikan
kepada pihak lain secara tertulis, misalnya berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan, dan sebagainya akan
sampai pada alamat yang dituju sesuai
dengan sumber aslinya.
Tidak demikian
halnya disampaikan secara lisan, dengan cara tersebut sering mengalami perubahan-perubahan, terutama
tentang isinya, mungkin di tambah
atau dikurangi, meskipun mungkin tidak
disadari. Selain berfungsi sebagai alat
komunikasi, surat juga berfungsi sebagai pengingat, bahan bukti hitam di atas putih yang memiliki kekuatan
hukum, sumber data, alat pengikat, jaminan,
wakil alat promosi, dan sekaligus dapat menunjukan dinamika atau kegiatan hidup suatu kantor atau organisasi.
Dalam suatu lembaga baik swasta maupun
pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat atau korespondensi, maka pada
suatu perusahaan atau instansi kegiatan
surat-menyurat harus mendapatkan perhatian. Mengingat pentingnya peranan surat, maka diperlukan tata cara
pengelolaan surat. Dalam suatu instansi atau
perusahaan, surat menurut prosedur pengurusannya dibagi menjadi dua, yaitu surat masuk dansurat keluar. Menurut Endang,
dkk (2006:8), modul menangani surat
masuk dan surat keluar, surat masuk adalah surat-surat yang di terima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari
seseorang atau suatu organisasi, sedangkan
surat keluar adalah surat-surat yang di keluarkan atau di buat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada
pihak lain, baik perseorangan maupun
kelompok.
Sekretaris sebagai
salah satu bagian dari kerangka tubuh suatu organisasi, sangat berpengaruh penting dalam menunjang
kelancaran jalannya pengelolaan surat.
Salah satu fungsi dari sekretaris yang dimaksud disini adalah melakukan korespondensi. Tugas korespondensi ini antara
lain menangani surat masuk yang mencakup
aktivitas, antara lain mengumpulkan surat masuk, mengklasifikasikan surat, mengagendakan, dan mendistribusikannya.
Sedangkan untuk penanganan surat keluar
mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat, mengetik surat, pemberian nomor surat, pengesahan surat,
mengagendakan, pengekspedisian, dan pengiriman
surat (Finoza, 2004:17). Disinilah letak
pentingnya keberedaan sekrataris dalam
mengelola surat dan menjalankan fungsinaya sebagai salah satu urat nadi kelancaran suatunperusahaan untuk
mencapai tujuan suatu organisasi.
Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpul
kan bahwa menjalankan kegiatan
surat-menyurat yaitu haruslah dilakukan dengan baik dan benar sesuai dengan kaidah yang telah ditetapkan oleh
organisasi maupun perusahaan sesuai dengan
petunjuk pelaksanaan tata laksana surat dan kearsipan. Surat yang dikoordinasi/dikelola dengan baik akan membuat
perusahaan dapat mencapai tujuan yang
telah direncakan.
Mengingat
pentingnya peranan surat dalam organisasi atau instansi, maka penulis memilih judul “TATA CARA PENGELOLAAN
SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DIREKTORAT
JENDERAL SUMBER DAYA AIR BAGIAN PENYEDIAAN AIR BAKU SUMATERA UTARA”.
B. Perumusan Masalah Perumusan masalah dalam
penulisan Tugas Akhir ini adalah“ Bagaimana Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk dan Surat
Keluar di Bagian Penyediaan Air Baku
Kementerian Pekerjaan Umum Sumatera Utara”?.
C. Tujuan
Penelitian Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui tata
cara pengelolaan surat masuk dan surat
keluar pada bagian Penyediaan Air Baku Kementerian
Pekerjaan Umum Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian Adapun manfaat penulisan Tugas Akhir ini,
antara lain : 1. Bagi Penulis Menambah pengetahuan dan memperluas wawasan
penulis dalam hal penanganan surat
khususnya surat masuk dan surat keluar baik secara teori maupun praktek.
2. BagiInstansi Sebagai
bahan masukan dan saran yang mungkin berguna untuk penyempurnaan dalam tata cara pengelolaan
surat masuk dan surat keluar dimasa yang
akan datang.
3. Bagi Peneliti selanjutnya Sebagai bahan
referensi bagi para peneliti mengenai tata cara pengelolaan surat masuk dan surat keluar dalam suatu
instansi.
E. Jadwal Kegiatan Penelitian ini dilakukan di kementrian
Pekerjaan Umum Jl. Jend. Besar Dr. A.H.
Nasution No.30 Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada tabel 1.
Tabel 1.
Jadwal Kegiatan No.
Kegiataan Juli Agustus
September 1 2 3
4 1 2 3 4
1 2 3 1
Konsultasi Pengumpulan Data Penulisan
Laporan Persiapan Tugas Akhir dimulai dari tanggal 8
s/d 15 September 2012.
Pada tahap
pengumpulan data, penulis melakukan observasi yang akan dilaksanakan pada
minggu kedua dan ketiga bulan September 2012. Pada tahap ini penulismelakukan wawancara dengan
Sekretaris pada bagian Penyediaan Air Baku
Kementrian Pekerjaan Umum Sumatera Utara mengenai topik yang akan dibahas dan mengumpulkan sebanyak mungkin data
sekunder demi menunjang penulisan Tugas
Akhir ini.
F. Sistematika Penulisan Tugas Akhir ini dibagi
atas 4 dan setiap babnya dibagi atas beberapa sub bab, antara lain: BAB I: PENDAHULUAN Dalam bab ini diuraikan tentang latar
belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian,
manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal kegiatan dan sistematika penulisan.
BAB II: PROFIL KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM Dalam
bab ini diuraikan mengenai sejarah singkat instansi, struktur organisasi, uraian tugas, kegiatan usaha, kinerja usaha
terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III: PEMBAHASAN
Dalam bab ini diuraikan mengenai pengertian surat dan tata cara pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Penyediaan
Air Baku Kementerian Pekerjaan Umum.
BAB IV: KESIMPULAN
DAN SARAN Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang tata cara pengelolaan
surat masuk dan surat keluar di bagian
Sekretariat Penyediaan Air Baku Kementerian
Pekerjaan Umum.
Download lengkap Versi Word
 | ||
| ||
| ||
| ||
|
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
pesan skripsi