BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar
Belakang Masalah
Dalam pelaksanaan
suatu pekerjaan sering dijumpai kendala-kendala yang dapat mempengaruhi
kelancaran aktivitas kerja. Diantaranya dapat berupa sistem, prosedur atau cara
kerja yang kurang efisien dalam melaksanakan pekerjaan kantor. Hal ini dapat
dialami oleh seluruh kegiatan kerja lainnya.
Pada setiap
kantor akan ditemukan “unsur inti” yaitu, manusia beserta hubungan-hubungan
sosial mereka dan “unsur kerja” yang meliputi sumber daya insan, sumber daya
nir-insani, dan sumber daya konseptual. Dalam kenyataannya unsur inti akan
dipengaruhi oleh unsur kerja pada saat kantor berfungsi sebagai perangkat untuk
memasok informasi dan merawat aktiva sehingga diperlukan cara-cara bekerja yang
efisien.
Dari uraian
tersebut diatas, dapat kita ketahui bahwa kantor tidak hanya sebagai tempat
berkumpul orang-orang yang tergabung dalam sebuah organisasi atau perkumpulan,
tetapi juga berisi sistem informasi yang sistematis dan tersusun rapi. Dengan
demikian kantor lebih dari sekedar sebuah tempat saja.
Setiap kantor
pasti mempunyai pekerjaan-pekerjaan yang harus diselesaikan didalamnya.
Pekerjaan kantor merupakan wujud dari mekanisme administrasi sebuah organisasi.
Sebagaimana definisi yang dikembangkan bahwa administrasi merupakan keseluruhan
proses kerjasama antar dua orang manusia atau lebih yang didasarkan pada
rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telahditentukan sebelumnya.
Pekerjaan-pekerjaan,
khususnya pekerjaan kantor harus bebas dari cara kerja yang berbelit-belit dan
prosedur-prosedur yang perlu harus dilaksanakan dengan cara yang paling
sederhana. Pekerjaan kantor tidak hanya sebagai suatu pekerjaan saja tetapi,
pekerjaan kantor tersebut juga memiliki suatu tujuan. Tujuan utama pekerjaan
kantor adalah untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja sehingga mana yang
penting dan tidak penting dipilah-pilah menjadi beberapa priorias yang
terpenting. Tujuannya agar pekerjaan yang serupa tidak bertumpuk dan seimbang
dengan prioritas yang semestinya.
Pekerjaan kantor
berkaitan dengan pengumpulan, pengolahan, penggunaan, dan penyimpanan
informasi, maka dalam pekerjaan kantor sering disebut pekerjaan birokrasi yang
terkadang rumit dan membosankan sehingga perlu adanya penerapan efisiensi kerja
dalam pekerjan kantor.
Tujuan efisiensi
kerja pada kantor adalah melakukan tugas dengan benar dan berusaha untuk
mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai suatu tujuan atau misi pada
kantor tersebut.
Efisiensi kerja
merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap kegiatan suatu organisasi
dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang dikehendaki dengan usaha yang
seminimal mungkin dikaitkan dalam hubungannya dengan pemakaian tenaga jasmani,
pikiran, waktu, ruang, benda, dan uang. Dengan kata lain efisiensi kerja
merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya dan
merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat
waktunya, teringan bebannya,, dan terpendek jaraknya. Efisiensi kerja merupakan
suatu proses dan hasil-hasil
efektif yang
dicapai dari hasil-hasil usaha untuk mencari yang lebih baik dan yang lebih
mudah untuk melaksanakan suatu pekerjaan.
Masalah
yangsering dijumpai atau terjadi dalam pekerjaan kantor Kepegawaian Fakultas
Ekonomi USU adalah sebagai berikut:
1. Database pada
komputer sudah penuh sehingga untuk penyimpanan data sangat terbatas.
2. Virus pada
komputer yang sering mengganggu dan memperlambat pekerjaan pegawai saat
pengolahan data dan penyimpanan data yang terganggu.
3. Kurangnya
mesin printer yang disebabkan mesin printer yang berkualitas baik ada yang
rusak, sehingga terkadang pegawai harus mengeprint pekerjaan di luar.
Berdasarkan
uraian di atas maka perlulah adanya cara kerja yang efisien. Cara bekerja yang
efisien dapat diterapkan oleh setiap orang untuk semua jenis pekerjaa, baik itu
pekerjaan yang maupun pekerjaan yang kecil dengan menggunakan cara bekerja yang
sederhana, dengan menggunakan alat dapat membantu mempercepat penyelesaian
pekerjaan, serta menghemat gerak dan tenaga. Pelaksanaan efisiensi tidak hanya
dikalangan “atas” saja, tetapi juga meliputi tingkat pekerjaan sampai paling “bawah”.
Efisiensi kerja
dapat ditetapkan misalnya terhadap suatu prosedur, metode, formulir, pengaturan
mesin, atau jenis alat-alat lain yang dipergunakan untuk membantu mempercepat
proses penyelesaian tugas/pekerjaan.
Efisiensi kerja
tidak pernah terlepas dari kultur organisasi dan kultur di dalam masyarakat
tertentu. Sudah menjadi pengetahuan umum bahwa para pekerja Indonesia, baik
yang bekerja pada instansi pemerintah maupun swasta seringkali “diidentifikasikan”
dengan efesiensi kerja yang rendah.Gerakan dan waktu guna menghindari berbagai
tindakan seharusnya tidak perlu dalam penyelenggaraan pekerjaan. Cara inilah
yang seharusnya diterapkan untuk mewujudkan efisiensi kerja dilingkungan
kantor.
Salah satu
dimensi penting dalam sebuah lembaga adalah adanya tata kerja yang teratur,
terencana, dan tersusun rapi agar memudahkan dalam pengawasan dan monitoring
terhadap hasil yang telah dicapai dan tercipta suatu efisiensi dalam
melaksanakan pekerjaan yang bersangkutan. Dalam hal ini dapat dikatakan bahwa
pekerjaan kantor adalah sesuatu yang mencerminkan “ wajah” mekanisme kerja
sebuah organisasi tertentu.
Peningkatan
kualitas erat kaitanya dengan pencapaian efisiensi kerja yang baik. Efisiensi
kerja dapat dicapai dengan pembenahan proses kerja melalui peningkatan kualitas
factor-faktor yang terkait, yaitu: sumber daya manusia, bahan baku yang
digunakan, proses kerja yang diterapkan, mesin, dan lain-lain.
Efisiensi kerja
merupakan suatu pengertian yang menunjukkan suatu keadaan, maka cara penilaian
efisiensi tersebut tidak dapat dilakukan dalam waktu sambil lalu saja, tetapi
membutuhkan waktu yang cukup dan dilakukan dengan penelitian. Berkenaan dengan
prinsip efisiensi yang meliputi semua bidang pekerjaan dan harus diterapkan
disemua bidang pekerjaan juga, maka jika prinsip efisiensi dapat diterapkan
dengan baik akan menciptakan produktivitas yang
tinggi bagi
organisasi. Selain itu, kinerja suatu perusahaan swasta maupun instansi
pemerintahan dapat dilihat dengan menganalisis “Tingkat Efisinsi”nya dengan
menggunakan suatu indikator kinerja.
Efesiensi itu
sendiri merupakan suatu usaha untuk memberantas pemborosan bahan dan tenaga
kerja maupun gejala-gejala yang merugikan. Menurut Achmad (2007), efisiensi
artinya perbandingan terbaik antara usaha yang telah dikorbankan dengan hasil
ang dicapai. Pengertian efesiensi pada prinsipnya merupakan perbandingan
terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (output) dengan kegiatan
yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipegunakan (input).
Berdasarkan
uraian diatas, maka penulis merasa tertarik untuk menulis aporan Tugas Akhir
dengan judul ”Efisiensi Kerja pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi ”.
Dengan judul ini
penulis dpat melihat bagaimana Efisiensi Kerja pada kantorBagian Kepegawaian
Fakultas Ekonomi USU dalam aktivitas atau kegiatan perkantoran yang dilakukan
sehari-hari.
B. Perumusan
Masalah
Kegiatan
operasional instansi pemerintah maupun perusahaan swasta tidak terlepas dari
suatu masalah.Masalah-masalah tersebut merupakan suatu faktor penghambat dalam
mencapai tujuan usaha.
Dari pemikiran-pemikiran
yang telah diuraikan di atas, maka dapat dibuat pokok masalah agar materi yang
dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang
diharapkan.Penulis tertarik dan ingin mengetahui “Bagaimana Efisiensi Kerja pada
Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Dapat Meningkatkan Prestasi Kerja”.
C. Manfaat dan
Tujuan Penelitian
a. Manaat
Penelitian
Adapun manfaat
dari penelitian adalah :
1. Sebagai bahan
masukan dan pertimbangan kantor bagian Kepegawaian untuk memperbaiki
kelemahan-kelemahan yang ada pada penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan
kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekoomi .
2. Menambah
pengetahuan penulis tentang penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor
khususnya pada kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi .
3. Sebagai bahan
referensi bagi peneliti lain yang berminat terhadap kajian tersebut.
b. Tujuan
Penelitian
Adapun tujuan
dari penelitian adalah untuk mengetahui sejauh mana efesiensi kerja dalam
pekerjaan kantor yang diterapkan pada kantor Bagian Kepegawaian Fakultas
Ekonomi .
E. Sistematika
Penulisan
Adapun
sistematika penulisan Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan sebagai berikut:
BAB I.
PENDAHULUAN
Dalam Bab ini
menjelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah,
Manfaat dan Tujuan Penelitian, serta memaparkan Jadwal Penelitian yang terdiri
dari Jadwal Survei dan Sistematika Penulisan.
BAB II. PROFIL
INSTANSI
Dalam Bab ini
diuraikan mengenai Sejarah Ringkas, Struktur Organisasi, Uraian Tugas, Jenis
Usaha atau Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini, dan Rencana Kegiatan Perkantoran.
BAB III.
PEMBAHASAN
Dalam Bab ini
membahas tentang penelitian yang dilakukan penulis pada Kantor Bagian
Kepegawaian Fakultas Ekonomi berkaitan
dengan penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor.
BAB IV.
KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam Bab ini
menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan kemudian
menguraikan saran yang relevan dengan kesimpulan.
Download lengkap Versi Word
 | ||
| ||
| ||
| ||
|
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
pesan skripsi