BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang Masalah
Kegiatan suatu
organisasi adalah kegiatan ekonomi yang terstruktur atau terorganisasi untuk melayani masyarakat, akan
tetapi tetap harus digaris bawahi pelayanan
dalam suatu organisasi tidak dapat bersifat nepotisme. Tetapi diadakan dalam interaksi yang menguntungkan atau
memuaskan kedua belah pihak.
Masalah etiket
menjadi bagian yang tidak terpisahkan dalam suatu organisasi. Etiket bukan hanya sebagai alat
bantu untuk menilai pantas atau tidak pantas,
benar atau salah. Etiket berbicara tentang sopan santun tata krama, etiket juga menjadi perekat dalam transaksi bisnis.
Setiap
organisasi/instansi mengharapkan
memiliki tenaga kerja yang terampil
dalam memberikan pelayanan tamu, karena suatu instansi sadar bahwa setiap tamu itu penting dan salah satu tenaga
kerja tersebut adalah sekretaris karena
dalam kehidupan kerja sekretaris bertemu dengan orang baru setiap hari, kolega, orang-orang yang melakukan penelitian,
tamu kehormatan, partner bisnis yang
potensial, dan lainya.
Membuat kesan
pertama yang baik, profesional, percaya diri, dan mudah disukai sangatlah penting. Kesan pertama yang
ditampilkan sekretaris akan berpengaruh
terhadap tingkat kenyamanan tamu, organisasi selalu mengharapkan sekretaris organisasi mempunyai etiket yang baik dalammemberikan
pelayanan.
Semua orang
mempunyai tamu, bahkan staf yang tidak ada kontak dengan klien sekalipun, setiap anggota staf harus
tahu cara melayani tamu. Tamu berarti orang
yang berkunjung ketempat lain atau orang yang datang keperjamuan (Wursanto,
2006). Baik-buruknya pelayanan sebuah orgainisasi itu berpengaruh terhadap jumlah tamu yang mau datang kesuatu
instansi.
Tamu yang menjadi
bahasan adalah tamu organisasi, badan, lembaga, atau perusahaan, yaitu orang, baik sebagai pejabat
utusan dari suatu lembaga maupun sebagai
pribadi, yang berkunjung kelembaga lain untuk kepentingan kedinasan maupun untuk kepentingan pribadi. Jika tamu
menggunakan jasa, dan informasi instansi untuk melaksanakan tugas organisasinya dan
tamu adalah kolega organisasi, berikan
pelayanan sebaik-baiknya. Tamu mengharapkan perlakuan yang baik dan tamu juga menilai segala sesuatu
(meskipun secara tidak sadar).
Memiliki
pengetahuan yang baik tentang apa sebenarnya yang diinginkan tamu dapat membuat sekretaris ahli dalam
melayani tamu dengan cara yang tepat.
Semakin khusus
pelayanan yang diberikan, semakin baik hubungan yang akan dibangun dan semakin banyak orang atau
masyarakat yang percaya terhadap kinerja instansi. Sekretaris sering melayani
tamu berdasarkan asumsi mengenai apa
yang diinginkan tamu. Asumsi mengenai hal tersebut biasanya terbentuk seiring waktu dan jarang didasarkan pada data
yang akurat.
Satu-satunya cara
untuk benar-benar memahami apa yang diinginkan tamu adalah dengan menanyakan secara lansung.
Terkadang seorang tamu tidak benarbenar tahu apa yang diinginkannya, atau
mengetahuinya namun tidak dapat mengungkapkannya
dalam bahasa yang mudah dimengerti. Untuk memahami apa yang
mungkin berguna, sekretaris perlu mengumpulkan data untuk untuk menciptakan gambaran komplit tentang keinginan dan tujuan tamu tersebut.
Dengan informasi ini, sekretaris akan
memperoleh gambaran yang jelas tentang siapa
klien utama perusahaan yang lebih banyak
menimbulkan keuntungan daripada masalah.
Sekretaris harus
bersikap dengan sebaik-baiknya, berusaha
mencoba bersikap terbuka dan bersahabat
pada setiap tamu yang dijumpai yang dijumpai.
Pastikan saja bahwa
perkenalan tersebut pernah terjadi, meskipun perusahaan sudah mengenal tamu tersebut tapi tetaplah
menjabat tangannya, mengetahui maksud kedatangan tamu, berikan kesan yang baik
dan mendalam agar good will dapat diperoleh, apabila pimpinan tidak bisa
menerima tamu, berikan penjelasan sebaik-baiknya
sehingga tamu tidak tersingung, usahakan
tamu merasa comfortable.
Sekretaris yang
secara sengaja maupun tidak sengaja melakukan kontak langsung dengan pihak luar perusahaan atau
“teramati” pihak luar inilah yang akan
mempunyai kontribusi yang besar dalam membentuk citra organisasi. Jadi salah satu kunci sukses dalam menciptakan
citra positif organisasi adalah dengan membentuk
etiket pribadi yang baik dan juga professional presence.
Citra positif
perusahaan juga dipengaruhi oleh ketepatan seorang sekretaris dalam menempatkan diri yang didukung oleh
tingkat kepercayaan diri yang cukup dan
penampilan professional yang disesuaikan dengan tipe perusahaan, visi, dan posisi diperusahaan. Pada dasarnya citra dan
potensi diri dapat ditingkatkan terlebih
dahulu untuk memperbaiki personality. Untuk itu diperlukan kemauan untuk mengevaluasi secara jujur dan kemuan
untuk terus-menerus belajar.
Keseluruhan citra diri tidak hanya dicerminkan
personality saja, tetapi juga harus
dilengkapi denga sikap profesional yang
dihadirkan dalam situasi apapun. Agar
dapat bersifat sebagai seorang sekretaris profesional, perlu kiranya memahami dan mengimplementasikan etiket yang
diterima masyarakat masa sekarang dan
masa mendatang, baik etiket umum maupun etiket dalam situasi khusus, selain itu memahami bagaimana
menggunakan visual voice dan bahasa tubuh
yang akan sangat membantu dalam membangun citra profesional.
Seorang sekretaris
juga harus memperhatikan busana dan tata rias dalam melayani tamu. Busana menunjukkan selera,
bahkan pada tingkat tertentu dapat menunjukkan
watak seseorang, meskipun tidak akan dapat mengubah setiap orang yang mengenakannya. Busana yang dikenakan
sekretaris dalam melayani tamu mecerminkan
citra organisasi tempat dia bekerja. Seorang sekretaris dapat disebut sebagai sekretaris profesional apabila dapat
menampilkan jati diri seorang sekretaris
secara total.
Sekretaris sering
melupakan bagaimana seharusnya sikap yang benar dalam pelayanan tamu. Dalam bersikap dan
berperilaku harus memberikan kualitas
yang sama, tidak dibeda-bedakan, karena sikap dan perilaku ini sangat besar, guna memberikan kepuasan kepada tamu.
Etiket pelayanan
adalah ketentuan yang berhubungan dengan pelayanan yang dapat menunjang satu sama lainnya.
Pelayanan harus dilakukan oleh semua komponen
agar pelayanan yang diberikan cukup sempurna. Tamu adalah raja, jadi berikan pelayanan sebak-baiknya. Kepuasan
mereka berarti keuntungan buat organisasi,
seberapa besar hal yang diberikan kepada tamu sebanyak itulah keuntungan yang perusahaaan dapatkan. Akan
tetapi masih banyak orang luar yang
tidak mengetahui bagaimana cara kerja sekretaris dalam melayani tamu.
Mereka sering
berpikir negative terhadap apa yang dimaksud dengan pelayanan sekretaris.
Dinas Informasi
Komunikasi Pemerintahan Kota Medan bergerak dibidang pelayanan informasi terhadap
masyarakat kota Medan khususnya.
Dimana etiket
pelayanan sangat penting agar masyarakat kota Medan percaya terhadap pemerintah. Semua pegawai diharapkan
dapat melakukan pelayanan yang bermutu
terutama seorang sekretaris harus lebih profesional dalam melakukan pelayanan. Hal ini yang mendorong
penulis untuk menyelidiki lebih jauh
lagi hal yang diatas. Untuk sekedar membantu sekretaris agar mengetahui cara memperlakukan konsumen lebih baik dari
yang mereka harapkan dan untuk sekedar
membantu memberikan pengertian dalam ruang lingkup yang benar tentang sekretaris dan tugasnya dalam hal
pelayanan kepada masyarakat luas.
Mengingat akan
pentingnya hal ini, penulis merasa tertarik meneliti tentang: “ETIKET KERJA SEORANG SEKRETARIS TERHADAP
PELAYANAN TAMU PADA DINAS INFORMASI
KOMUNIKASI DANPENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK
PEMERINTAHAN KOTA MEDAN”.
B.
Perumusan Masalah Berdasarkan
uraian diatas dan untuk lebih mempermudah pembahasan selanjutnya maka penulis merumuskan masalah
sebagai berikut : “Bagaimana Etiket
Kerja Seorang Sekretaris Terhadap Pelayanan Tamu pada Dinas Komunikasi Dan Informasi dan
Pengolahan Data Elektronik Pemerintahan
Kota Medan”.
C. Tujuan dan
Manfaat Penelitian Tujuaan Penelitian Adapun
tujuan penulis dalam melakukan penelitian ini adalah : 1. Untuk mengetahui bagaimana penerapan
etiket seorang sekretaris terhadap pelayanan tamu.
Manfaat Penelitian Adapun tujuan penulis dalam melakukan
penelitian ini adalah : 1. Untuk
memperdalam pengetahuan tentang etiket sekretaris terutama mengenai pelayanan tamu pada Dinas Informasi
Komunikasi dan PDE Pemerintahan Kota
Medan.
2. Sebagai masukan bagi Dinas Informasi
Komunikasi Pemerintahan Kota Medan agar
lebih memperhatikan etiket pelayanan dengan mengikuti prosedur pelayanan tamu agar tercipta hubungan
yang baik dengan tamu.
3. Sebagai bahan referensi bagi peneliti
selanjutnya yang berminat terhadap kajian
yang sama.
D. Jadwal Kegiatan Dalam penulisan tugas akhir
ini, penulis membuat jadwal kegiatan, gunanya agar waktu yang diperlukan dapat dibagi-bagi
dengan teratur, supaya penulisan tu gas akhir ini dapat diselesaikan tepat pada
waktunya. Adapun jadwal kegiatan penulis
dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut ini : Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan No.
KEGIATAN MINGGU KE 1 2 3 1 PERSIAPAN
2 PENGUMPULAN DATA 3
PEGETIKAN a. Jadwal penelitian Jadwal penelitian
dilaksanakan pada tanggal 29 April 2009 sampai dengan 29 Mei 2009 pada Dinas Informasi Komunikasi
Pemerintahan Kota Medan. Dalam observasi
ini dilakukan pengumpulan data mengenai etiket sekretaris dalam pelayanan yang dalam hal ini dilakukan pada
bagian adminisrasi.
b. Sistematika penulisan
Tugas akhir ini dibagi atas 5 bab dan setiap bab dibagi atas beberapa sub bab.
Pembagiaannya
adalah sebagai berikut : BAB I,
Merupakan pendahuluan dimana penulis menguraikan latar belakang, permasalahan, tujuan dan maksud penelitian
serta rencana kegiatan tugas akhir.
BAB II, Merupakan
hal penelitian penulis yang berisikan data dan fakta pada Dinas Informasi Komunikasi Pemerintahan Kota
Medan. Pada bab ini penulis menguraikan
sejarah berdirinya organisasi, struktur organisasi, uraian tugas, jaringan usaha atau kegiatan, kinerja usaha
terkini, rencana kegiatan.
BAB III, Merupakan
pembahasan tentang pengaruh etiket kerja seorang sekretaris terhadap pelayanan tamu.
BAB IV, Merupakan
uraian penutup yang berisikan kesimpulan dan saran-saran yang memungkinkan dapat bermamfaat bagi
pengelolaan Dinas informasi Komunikasi
Pemerintahan Kota Medan dalam menjalankan tugasnya dalam memajukan perusahaan
Download lengkap Versi Word
 | ||
| ||
| ||
| ||
|
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
pesan skripsi