BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Di era globalisasi seperti saat ini,
perkembangan ilmu dan teknologi dalam
bidang informasi dan komunikasi yang sangat pesat membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang
dilakukan oleh organisasi. Semakin tinggi
teknologi komunikasi yang digunakan akan semakin mempercepat proses penyampaian informasi. Proses pertukaran
informasi yang cepat dapat membantu
kelancaran kegiatan administrasi didalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah, khususnya kegiatan
administrasi yang berkaitan dengan
aktivitas korespondensi. Kegiatan komunikasi dapat dilakukan dengan berbagai cara baik secara lisan maupun
tulisan. Salah satukomunikasi yang dilakukan
dengan tulisan yaitu melalui surat.
Surat adalah suatu
alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk
menyampaikan berita. Surat menyurat merupakan
sarana komunikasi utama dan amat penting dalam setiap kegiatan organisasi. Surat tidak dapat digantikan
seratus persen sebagai alat komunikasi
didalam suatu organisasi karena sampai saat ini surat masih dipandang sebagai alat komunikasi tertulis
yang efektif dan efisien.
Di masa sekarang
ini sudah banyak kita temukan alat-alat komunikasi canggih seperti telepon,handphone, telex, radio, televisi, faximilebahkan jaringan informasi global seperti penggunaan
internet. Dengan menggunakan surat,
informasi yang akan disampaikan kepada seseorang/organisasi sesuai dengan sumber aslinya, sehingga informasi
didalam surat sifatnya jelas, akurat dan
sewaktu- waktu dapat menjadi alat bukti tertulis jika diperlukan.
Perkembangan surat
menyurat dewasaini sangat pesat sekali terutama dalam berkomunikasi. Hal ini terjadi karena
semakin disadari pentingnya surat sebagai
alat komunikasi pada kegiatan yang dilakukan baik pada kantor instansi pemerintah maupun swasta. Kegiatan
tidak akan berjalan dan berkembang
dengan baik tanpa mengadakan hubungan atau komunikasi antara sesama atau dengan pihak lain.
Mengingat begitu
penting peranan surat maka sudah selayaknya dilakukan penanganan khusus terhadap surat
menyurat sehingga surat akan mempercepat
dalam pencapaian tujuandan terlaksananya tugas pokok yang telah direncanakan. Karena surat dianggap
sebagai suatu sumber yang harus dimiliki
organisasi maupun perusahaan.
Untuk itu diperlukan
seorang sekretaris kantor yang dapat menangani surat-surat. Sekretaris harus mahir, teliti,
dan cekatan dalam menangani surat.
Penyimpanan surat
harus menggunakan sistemyang benar agar suatu saat bila diperlukan dapat dicari dengan mudah.
Fungsi utama surat
ada tujuh, yaitu: 1. Sebagai alat komunikasi tulis 2.
Sebagai tanda bukti tertulis 3. Sebagai alat pengingat 4.
Sebagai pedoman untuk bertindak 5. Sebagai keterangan keamanan 6.
Sebagai duta/wakil organisasi 7. Sebagai dokumentasi historis dari suatu
kegiatan Walaupun memerlukan
proses yang agak
lambat, surat masih
tetap dipakai sebagai alat
komunikasi di tengah alat komunikasi modern yang sangat canggih dewasa ini. Surat memiliki
kelebihan jika dibandingkan dengan alat
komunikasi lisan yang cepat itu. Surat memiliki bukti yang autentik berupa tulisan dan tanda tangan yang
tidak dimiliki oleh alat komunikasi
lisan. Itulah yang menyebabakan kedududkan surat dalam bidang komunikasi tidak tergoyahkan.
Dalam kehidupan
modern ini makin banyak kegiatan yang menuntut bukti tertulis. Sebagai contoh, undangan
tertulis akan terasa lebih formal dibandingkan
dengan undangan lisan. Pesan-pesan singkat berupa kabar atau berita tertulis umumnya juga disampaikan orang
melalui surat. Apalagi kegiatan yang
menyangkut aspek hukum, sudah pasti memerlukan bukti tertulis hitam di atas putih.
Adanya bukti
tertulis akan sangat membantu ingatan karena kemampuan otak manusia untuk mengingat hal yang sudah
lama berlalu bersifat terbatas .
Bukti tertulis,
termasuk surat, dapat dijadikan arsip yang manfaatnya sebagai dokumentasi historis tidak perlu diragukan
lagi.
Fungsi surat
sebagai wakil organisasi juga sudah pasti sangat penting.
Dengan jasa surat,
suatu organisasi dapat berhubungan dengan organisai lain yang sangat jauh letaknya tanpa harus
menghadirkan pejabatnya. Dengan surat
pula seseorang baik selaku pribadi maupun wakil organisasi dapat bertindak dengan pasti, sebab di dalam dapat
dituliskan secara jelas pedoman tentang
tugas, hak, dan kewajiban seseorang.
Di samping
kegunaan tersebut di
atas, surat pun
masih memiliki keunggulan lain. Surat lebih hemat darisegi
biaya jika dibandingkan dengan pembicaraan
telepon jarak jauh. Surat juga lebih menjaminkerahasiaan dan ketepatan isinya karena sebagian besar surat
memakai amplop tertutup.
Penyampaian maksud
melalui surat terasa
lebih formal jika dibandingkan
dengan penyampaian secara lisan. Hal-hal yang sukar dibicarakan dalam komunikasi lisan dapat
dikemukakan dengan lebih leluasa di
dalam surat karena antara pengirim dan penerima tidak saling bertatap pandang. Sifat dan perilaku seseorang,
seperti, pemalu, gugup, atau cara berbicara
yang gagap, tidak akan tampak di dalam sebuah surat.
Kegiatan
surat–menyurat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan pada masing–masing unit kerja.
Salah satunya pada bagian Sekretariat
Dekan Fakultas Ekonomi .
Bedasarkan uraian
ini, penulis ingin mengkaji lebih dalam mengenai fungsi surat sebagai alat komunikasi dan
informasi formal pada bagain Sekretariat
Dekan FE USU. Oleh sebab itu penulis memilih judul ” Fungsi Surat Sebagai Alat Komunikasi Dan Informasi
Formal Pada Bagian Sekretariat Dekan
Fakultas Ekonomi ” B. Perumusan Masalah
Sebagian orang kurang begitu
memperhatikan kegunaan surat sebagai alat
komunikasi dan terkadang proses penanganannya cencerung mengalami keterlambatan. Sedangkan kebutuhan untuk
sipemakai surat, surat merupakan alat
yang penting dalam berkomunikasi. Sebagai alat komunikasi yang sifatnya formal bagi organisasi, surat
haruslah mampu dihadirkan tepat waktu dan
mampu menghasilkan informasi yang up to date. Untuk itu penulis merumuskan masalah sebagai berikut: 1.
Seberapa penting fungsi surat sebagai alat komunikasi dan informasi formal
pada sekretariat Dekan
Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara? 2.
Bagaimana sistem penanganan surat masuk dan surat keluar pada bagian sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi ? C. Tujuan Penelitian Adapun
yang menjadi tujuan penulis dalam penulisan skripsi minor ini adalah sebagai berikut: 1.
Untuk mengetahui seberapa penting fungsi surat sebagai alat komunikasi dan informasi formal pada bagian Sekretariat
Dekan Universitas Sumatera Utara.
2. Untuk
mengetahui bagaimana penanganan
surat masuk dan
surat keluar pada Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian Manfaat dilakukannya penelitian ini adalah : 1. Bagi Sekretariat Dekan Penelitian
ini dapat dipergunakan sebagai
bahan pertimbangan dan menyusun
kebijakan kegiatan Sekretariat Dekan dan juga sebagai bahan masukan yang bermanfaat dalam memperlancar
proses komunikasi dan informasi.
2. Bagi Penulis Untuk
menambah pengetahuan serta
wawasan penulis khususnya mengenai hal-hal yang berhubungan dengan
penanganan surat masuk dan surat keluar
dan sebagai bahan perbandingan antara teori yang telah diberikan pada masa kuliah dengan kenyataan
serta untuk menerapkan teori-toeri yang
didapat selama masa perkuliahan.
3. Bagi Pembaca Sebagai bahan masukan bagi peneliti lain untuk
penyempurnaan penelitian di masa yang
akan datang.
E. Jadwal
Penelitian Untuk pengumpulan data
dan penyusunan laporan
tugas akhir ini, penelitian
dilakukan di Fakultas Ekonomi Jl. T.M.
Hanafiah Kampus USU
Medan. Hal ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan MINGGU KE
NO KEGIATAN 1
2 3 1.
Persiapan 2. Pengumpulan
Data 3.
Penulisan Laporan Persiapan
Tugas Akhir di
mulai dari tanggal
18 Maret 2010,
sejak disetujuinya Judul Tugas
Akhir oleh Program Studi DIII Kesekretariatan.
Pada tahap
pengumpulandata penulis melakukan observasi/survei yang akan dilaksanakan pada tanggal 31 Maret – 07
April 2010. Pada tahap ini penulis akan
melakukan wawancara padabagian sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara mengenai topik yang akan
di bahas dan dikumpulkan sebanyak
mungkin untuk Tugas Akhir ini.
Setelah melakukan
observasi/survei, penulis akan
memulai penulisan laporan yang akan dikemas dalam bentuk Tugas
Akhir. Di mana dalam penulisannya,
penulis akan dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar penilisan laporan sesuai dengan judul dan materi
pembahasan.
F. Sistematika
Penulisan Tugas akhir ini di bagi atas
4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa
sub bab antara lain : BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini berisikan Latar Belakang Masalah,
Perumusan Permasalahan, Tujuan
Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal Survei
dan Sistematika Penulisan.
BAB II : PROFIL
INSTANSI Bab ini berisikan Sejarah
Perusahaan, Struktur Organisasi, Uraian Tugas,
Kegiatan Usaha, Kinerja Usaha terkini, dan Rencana Kegiatan.
BAB III :
PEMBAHASAN Bab ini berisikan pembahasan tentang
penelitian yang dilakukan penulis pada
bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi yang
berkaitan dengan fungsi surat srbagai
alat komunikasidan informasi formal.
BAB IV : KESIMPULAN
DAN SARAN Bab ini berisikan Kesimpulan
berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian
yang dilakukan di bagian Sekretarit Dekan Fakultas Ekonomi dan beberapa saran yang bermanfaat dikemudian hari.
Download
lengkap Versi Word
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
pesan skripsi