BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Pada dasarnya, rangkaian kegiatan di dalam organisasi yang di
lakukan oleh sekelompok orang, baik di
lingkungan pemerintah maupun swasta, secara keseluruhan akan memerlukan pekerjaan kantor
yang tertib, rapi, dan lancar. Pelaksanaan
pekerjaan kantor perlu ditangani secara profesional, dalam arti bahwa kantor memerlukan pimpinan dan staff yang
mengerti akan tugasnya dan bersemangat
dalam mengejar prestasi. Seorang karyawan diharapkan dapat mencurahkan perhatiannya secara
sungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolah informasi, sehingga dapat menjadi
sesuatu yang berdaya guna yang dibutuhkan
oleh pimpinan dalam rangka mengatur dan mengendalikan usahanya.
Tanpa tersedianya
informasi yang lengkap dan bermanfaat serta sesuai dengan perkembangan, maka akan sulit bagi pimpinan
untuk menentukan suatu kebijaksanaan.
Informasi yang akurat dan berdasarkan fakta, lengkap dan menyeluruh sangat diperlukan untuk segera
disiapkan dan segera ditindak lanjuti.
Menurut
Sedarmayanti (2001:3), penyelenggaraan kegiatan perkantoran merupakan inti kehidupan organisasi karena
pekerjaan kantor berfungsi untuk membantu
pimpinan dalam mencapai sasaran dan tujuan organisasi. Pekerjaan kantor meliputi pengumpulan, pencatatan,
pengolahan, penggandaan, pengiriman, dan
penyimpanan keterangan. Pekerjaan kantor mempunyai peranan melayani pelaksanaan pekerjaan operasional guna
membantu pelaksanaan pekerjaan pokok untuk
mencapai suatu tujuan organisasi, menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan atau
melakukan tindakan yang tepat, dan membantu
melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.
Pelaksanaan
pekerjaan kantor di setiap kantor berbeda ruang lingkupnya, hal tersebut tergantung dari kebutuhan
masing-masing kantor yang bersangkutan.
Organisasi yang
besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak informasi yang harus ditangani daripada organisasi yang
sempit lingkup usahanya. Agar pekerjaan
kantor dapat berfungsi secara baik, tertib, rapi, dan lancar, maka perlu ditingkatkan produktivitas kerja
karyawan/staff. Berbagai macam cara dapat dilakukan untuk meningkatkan produktivitas
kerja. Salah satu cara guna meningkatkan
produktivitas kerja adalah penerapan efisiensi kerja serta pelaksanaan azas-azasnya.
Menurut
Sedarmayanti (2001:112), efisiensi kerja adalah merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa
mengurangi tujuannya yang merupakan cara
yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendek
jaraknya. Bekerja dengan efisien adalah
bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang sedikit mungkin.
Cara bekerja yang
efisien dapat diterapkan oleh setiap pegawai/staff untuk semua pekerjaan, baik kecil maupun besar. Dengan
menggunakan cara bekerja yang sederhana,
penggunaan alat yang dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas, serta menghemat gerak dan tenaga, maka
seseorang dapat dikatakan bekerja dengan
efisien, dan memperoleh hasil yang memuaskan. Sumber utama efisiensi adalah manusia, karena dengan akal, pikiran
dan pengetahuan yang ada, manusia mampu menciptakan cara kerja yang efisien.
Unsur-unsur yang melekat pada manusia
adalah kesadaran, keahliaan, dan disiplin. Apabila salah satu unsur tersebut tidak ada maka akan sulit mencapai
efisiensi.
Efisiensi merupakan
usaha untuk memberantas segala pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala yang merugikan.
Adapun syarat dapat dicapainya efisiensi
adalah berhasil guna atau efektif, ekonomis, pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan, pembagian kerja
yang nyata, rasionalitas wewenang dan
tanggung jawab, prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan.
Dalam bidang
perkantoran, perlu diperhatikan adanya azas-azas tertentu agar dapat dicapai perbandingan terbaik antara
setiap kerja dan hasilnya. Menurut Sukoco
(2007:242), azas-azas efisiensi pekerjaan kantor terbagi menjadi 5 yaitu azas perencanaan, azas penyederhanaan, azas
penghematan, azas penghapusan, dan azas penggabungan. Merencanakan berarti
menggambarkan dimuka mengenai tindakan
yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan.
Menyederhanakan
berarti membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudah atau ringan.
Menghemat berarti mencegah pemakaian bahan
atau benda secara berlebihan sehingga biaya pekerjaan tersebut tidak menjadi mahal. Menghapuskan berarti meniadakan
kegiatan dalam melaksanakan suatu
pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai. Menggabungkan
berarti mempersatukan pekerjaan pekerjaan yang memiliki persamaan atau
bahan-bahan yang dapat dikerjakan sekaligus
dalam satu langkah, sehingga dapat menghemat waktu kerja.
Efisiensi merupakan
suatu pengertian terhadap suatu keadaan, sehingga cara penilaiannya tidak dapat dilakukan dalam waktu
sambil lalu saja, melainkan harus dalam
waktu cukup dan dilakukan dengan penelitian. Azas-azas efisiensi kerja meliputi semua bidang pekerjaan dan harus diterapkan
disemua bidang pekerjaan, maka jika hal
itu dilaksanakan dengan baik akan menghasilkan produktivitas yang tinggi bagi organisasi.
Mengingat
pentingnya pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor pada suatu organisasi, maka penulis memilih judul
“Pelaksanaan Azas-azas Efisiensi Pekerjaan
Kantor Oleh Pegawai/ Staf Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi ”.
B. Perumusan Masalah Perumusan masalah dalam
penelitian ini adalah “Bagaimanakah pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor oleh
pegawai/staf pada bagian Tata Usaha Fakultas
Ekonomi ?”.
C. Tujuan
Penelitian Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan
azas-azas efisiensi pekerjaan kantor
oleh pegawai/staf pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi .
D. Manfaat Penulisan Adapun manfaat penelitian
ini, antara lain: 1. Bagi Penulis Menambah
pengetahuan dan memperluas wawasan penulis tentang efisiensi pekerjaan kantor.
2. Bagi Fakultas Ekonomi USU Sebagai bahan
masukan dan saran yang mungkin berguna untuk pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien.
3. Bagi Peneliti Selanjutnya Sebagai bahan
informasi bagi para peneliti mengenai pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor.
E. Jadwal Kegiatan Penelitian ini dilakukan di
Fakultas Ekonomi Jl.
T. M. Hanafiah
Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1.
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
Penulisan Tugas Akhir NO KEGIATAN BULAN APRIL MEI
JUNI 1 2 3
4 1 2 3 4
1 2 3 4 1. Persiapan 2.
Pengumpulan Data
3
Penulisan Laporan
Persiapan penelitian dimulai dari
tanggal 14 April 2010, sejak disetujuinya Judul laporan penelitian oleh Ketua dan
Sekretaris Program Studi DIII Kesekretariatan.
Penulis melakukan penelitian yang akan dilaksanakan pada bulan April s/d Juni 2010. Pada tahap ini Penulis
akan melakukan wawancara dengan pegawai/staf
pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera.
F. Sistematika Penulisan Tugas Akhir ini dibagi
atas 4 bab dan setiap babnya dibagi atas beberapa sub bab, antara lain: BAB I: PENDAHULUAN Dalam bab
ini diuraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana
yang terdiri dari jadwal kegiatan dan sistematika
penulisan.
BAB II: PROFIL
FAKULTAS EKONOMI Dalam bab ini diuraikan mengenai sejarah singkat instansi,
struktur organisasi, uraian tugas,
kegiatan usaha, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III: PEMBAHASAN
Dalam bab ini diuraikan mengenai sumer efisiensi, pelaksanaan azas-azas efisiensi kerja oleh pegawai/staff pada bagian
Tata Usaha Fakultas Ekonomi , dan
usaha-usaha efisiensi pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU BAB IV: KESIMPULAN DAN
SARAN Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor oleh pegawai/staff
pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi .
Download
lengkap Versi Word
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
pesan skripsi