BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Seiring dengan berkembangnya
zaman, teknologi komunikasi berkembang begitu
pesat dengan banyak bermunculannya berbagai alat telekomunikasi atau perhubungan yang canggih, seperti: telepon,
seluler, televisi, radio, telegram, faximile,
dan lain sebagainya. Namun masih ada komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan keberadaannya, bahkan masih
tetap kokoh terpakai seolah tak bisa
tergantikan oleh berbagai peralatan komunikasi yang canggih itu, komunikasi tertulis tersebut adalah surat.
Menurut
Sedarmayanti (2001:162) surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan
kepada pihak lain untuk menyampaikan berita.
Surat masih digunakan sampai sekarang karena surat memiliki kelebihan dibandingkan dengan sarana komunikasi lainnya,
kelebihan tersebut karena surat lebih
praktis, efektif, dan ekonomis. Apa yang dikomunikasikan kepada pihak lain secara tertulis, misalnya berupa pengumuman,
pemberitahuan, keterangan, dan sebagainya
akan sampai pada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya.
Tidak demikian
halnya jika disampaikan secara lisan. Dengan cara tersebut sering dialami perubahan-perubahan, terutama tentang
isinya, mungkin ditambah atau dikurangi,
meskipun mungkin tidak disadari. Selain berfungsi sabagai alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai
pengingat, bahan bukti hitam di atas putih
yang memiliki kekuatan hukum, sumber data, alat pengikat, jaminan, wakil, alat promosi, dan sekaligus dapat menunjukkan
dinamika atau kegiatan hidup suatu
kantor atau organisasi.
Dalam suatu lembaga
baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan
surat-menyurat atau korespondensi, maka dari
itu pada suatu perusahaan atau instansi, kegiatan surat-menyurat harus mendapatkan perhatian yang sungguh. Mengingat
pentingnya peranan surat, maka diperlukan adanya tata cara pengelolaan surat.
Dalam suatu instansi/perusahaan, surat
menurut prosedur pengurusannya dibedakan menjadi dua, yaitu surat masuk dan surat keluar. Menurut Endang, dkk (2006:8)
surat masuk adalah surat-surat yang
diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau suatu organisasi, sedangkan surat keluar
adalah surat-surat yang dikeluarkan atau dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk
dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan
maupun kelompok.
Sekretaris sebagai
salah satu bagian dari kerangka tubuh suatu organisasi, sangat berpengaruh penting dalam menunjang
kelancaran jalannya pengelolaan surat.
Salah satu fungsi dari sekretaris yang dimaksud disini adalah melakukan korespondensi. Tugas korespondensi ini antara
lain menangani surat masuk yang mencakup
akivitas, antara lain mengumpulkan surat masuk, mengklasifikasikan surat, mengagendakan, dan mendistribusikannya.
Sedangkan untuk penanganan surat keluar
mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat, mengetik surat, pemberian nomor surat, pengesahan surat,
mengagendakan, pengekspedisian, dan pengiriman
surat. Disinilah letak pentingnya keberadaan sekretaris dalam mengelola surat dan menjalankan fungsinya
sebagai salah satu urat nadi kelancaran
suatu perusahaan untuk mencapai tujuan suatu organisasi.
Berdasarkan uraian
terdahulu, dapat ditarik gambaran bahwa menjalankan kegiatan surat-menyurat yaitu haruslah dilakukan
dengan baik dan benar berdasarkan kaidah
yang telah ditetapkan oleh organisasi maupun perusahaan sesuai dengan petunjuk pelaksanaan tata
laksana surat dan kearsipan. Surat yang dikoordinasi/dikelola
dengan baik akan menbuat perusahaan dapat mencapai tujuan yang telah direncanakan.
Mengingat
pentingnya peranan surat dalam organisasi atau instansi, maka penulis memilih judul “Sistem Pengelolaan
Surat Masuk dan Surat Keluar di Bagian
Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi ”.
B. Perumusan Masalah Perumusan masalah dalam
penulisan Tugas Akhir ini adalah “Bagaimana Sistem Pengelolaan Surat Masuk dan Surat
Keluar di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas
Ekonomi ?”.
C. Tujuan Penelitian Adapun tujuan penelitian
ini adalah untuk mengetahui sistempengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian
Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi .
D.
Manfaat Penelitian 1. Bagi
Penulis Menambah pengetahuan dan memperluas wawasan penulis dalam hal pengelolaan surat khususnya surat masuk dan
surat keluar baik secara teori maupun
praktek.
2. Bagi Fakultas Ekonomi USU Sebagai bahan
masukan dan saran yang mungkin berguna untuk penyempurnaan dalam sistem pengelolaan surat
masuk dan surat keluar di masa yang akan
datang.
3. Bagi Peneliti Selanjutnya Sebagai bahan
referensi mengenai sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar dalam suatu instansi.
E. Jadwal Kegiatan Penelitian ini dilakukan di
Fakultas Ekonomi Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk
lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat
dilihat pada Tabel 1.1.
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan No
Kegiatan Minggu ke I II
III IV 1 Persiapan
√ 2
Pengumpulan Data √ √ 3 Penulisan
√ √ Persiapan Tugas Akhir dimulai
dari tanggal 6 April 2010, sejak disetujuinya
Judul Tugas Akhir oleh Ketua dan Sekretaris Program Studi DIII Kesekretariatan.
Penulis melakukan
pengumpulan data yang akan dilaksanakan pada minggu kedua dan ketiga bulan April 2010. Pada
tahap ini Penulis akan melakukan
wawancara dengan Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengenai topik yang akan
dibahas dan mengumpulkan sebanyak mungkin
data sekunder demi menunjang penulisan Tugas Akhir ini.
Setelah melakukan
pengumpulan data, penulis akan memulai penulisan laporan yang akan dikemas dalam bentuk Tugas
Akhir. Dimana dalam penulisannya Penulis
akan dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar penulisan laporan sesuai dengan judul dan materi
pembahasan.
F.
Sistematika Penulisan Tugas Akhir ini dibagi atas 4 bab dan setiap
babnya dibagi atas beberapa sub bab,
antara lain: BAB I: PENDAHULUAN Dalam
bab ini diuraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan
rencana yang terdiri dari jadwal
kegiatan dan sistematika penulisan.
BAB II: PROFIL FAKULTAS
EKONOMI Dalam bab ini diuraikan mengenai sejarah singkat instansi, struktur organisasi, uraian tugas, kegiatan usaha,
kinerja usaha terkini, dan rencana
kegiatan.
BAB III: PEMBAHASAN
Dalam bab ini diuraikan mengenai pengertian surat dan sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada
Fakultas Ekonomi .
BAB IV: KESIMPULAN
DAN SARAN Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang sistem pengelolaan
surat masuk dan surat keluar di bagian
Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi .
Download
lengkap Versi Word
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
pesan skripsi