BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Informasi merupakan sarana
penting dalam proses pencapaian tujuan. Arsip sebagai informasi mempunyai peranan penting
dalam pengambilan keputusan dan merumuskan kebijaksanaan yang akan diterapkan
di dalam sebuah instansi atau organisasi,
karena arsip berfungsi untuk mempermudah dan memperlancar jalannya suatu organisasi. Selain itu, arsip juga berfungsi
sebagai alat ingatan, sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang diperlukan dalam
kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan,
perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuat laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan
pengendalian setepat-tepatnya. Tanpa arsip tidak mungkin seseorang dapat mengingat segala macam
dokumen dan catatan yang begitu rumit
secara lengkap (Widjaja, 2000:7).
Pada dasarnya keberadaan arsip pada lingkungan
perkantoran tidak dapat dilepaskan dari
pelaksanaan kegiatan administrasi khususnya pada bagian Keuangan karena kearsipan merupakan urat nadi dalam
seluruh kegiatan tersebut. Kearsipan yang teratur dan tertib dapat menjadi alat
informasi dan referensi yang membantu lembagalembaga pemerintah dan
lembaga-lembaga swasta dalam melancarkan kegiatan administrasi. Oleh karena itu pengelolaan
terhadap arsip harus diterapkan sebaik mungkin agar setiap saat arsip dapat diambil atau
ditemukan kembali dalam waktu yang cepat.
Apabila arsip tidak
disimpan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan maka hal ini dapat menghambat kelancaran pekerjaan
administrasi. Oleh karena itu, pengelolaan arsip membutuhkan tekhnik dan keterampilan khusus
karena data yang akan dihasilkan, diterima,
diproses dan dibuang tidak terbatas jumlahnya. Kegiatan kearsipan di instansi atau organisasi dilaksanakan dengan maksud
memberikan pelayanan yang dibutuhkan oleh
instansi atau organisasi dan merupakan suatu aktivitas yang bersifat rutinitas
(Lasa Hs, 2010:9) Efektivitas
pengelolaan kearsipan pada suatu instansi atau organisasi dipengaruhi oleh mental dan fisik pegawai yang bekerja
pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang digunakan dalam membantu pengelolaan arsip
yang tersedia untuk penyimpanan, pengamanan
dan pemeliharaan arsip tersebut. Oleh karena itu perlu mendapat dorongan untuk dapat bekerja dengan lebih baik sehingga
efektivitas pengelolaan kearsipan dapat tercapai
dengan baik pula. Dorongan tersebut adalah berupa pemenuhan kebutuhan pegawai yaitu dengan pemberian gaji yang baik,
jaminan kesejahteraan dan jaminan kerja (Lasa
Hs, 2010:4) Fungsi arsip sebagai alat
ingatan, sumber informasi dan sebagai alat pengawasan perlu dikelola dengan baik agar dapat
memperlancar seluruh dan proses pekerjaan kantor yang berdayaguna. Untuk dapat melaksanakan
tugas ini, pegawai yang bekerja unit kearsipan
bukan hanya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaan tetapi juga harus memiliki keterampilan khusus di bidang
kearsipan sehingga tujuan yang ingin dicapai
dapat terlaksana dengan baik.
Meskipun kearsipan
berperan penting dalam suatu organisasi, tetapi masih banyak instansi atau organisasi yang belum
melakukan penataan arsip dengan baik.
Dalam
pelaksanaannya masih banyak dijumpai arsip-arsip yang ditumpukkan di dalam lemari yang tidak tersusun rapi sehingga sulit
untuk ditemukan kembali. Akibat dari hal ini tentunya kelestarian informasi yang
terkandung dalam arsip tersebut tidak dapat terjamin dan akan lenyap. Maka berdasarkan
alasan tersebut penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan arsip mutlak harus
dilaksanakan untuk menjamin kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip tersebut.
Kegiatan-kegiatan
di Fakultas Ekonomi khususnya di bagian Keuangan juga tidak terlepas dari peran
penting kearsipan. Banyak sekali arsip yang
harus diolah dan disimpan, oleh sebab itu perlu diterapkan suatu sitem
kearsipan yang benar. Masalah yang
sering dihadapi berkaitan dengan sistem kearsipan yakni proses pendistribusian yang salah, penyimpanan
arsip yang tidak teratur (sembarangan), tidak
terjadwal jangka waktu retensi arsip, proses pemeliharaan yang tidak sesuai prosedur, dan penyusutan arsip yang tidak
terlaksana dengan baik.
Berdasarkan uraian
di atas, penulis merasa tetarik untuk mengetahui bagaimana penataan sistem arsip yang baik pada bagian
Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara melalui penulisan laporan tugas akhir yang berjudul “Sistem Penyimpanan, Pengamanan dan Pemeliharaan
Kearsipan pada Bagian Keuangan Fakultas
Ekonomi ”.
B. Permasalahan Berdasarkan latar belakang, maka penulis
merumuskan masalah yang menjadi dasar
dalam penyusunan tugas akhir sebagai berikut “Bagaimana Proses Penyimpanan, Pengamanan dan Pemeliharaan kearsipan pada
bagian Keuangan Fakultas Ekonomi ?” C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Adapun yang menjadi tujuan penelitian
adalah : a. Merupakan syarat mutlak untuk dapat
menyelesaikan pendidikan Diploma III Kesekretariatan
Fakultas Ekonomi .
b. Untuk mengetahui bagaimana proses
penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan
kearsipan pada bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Manfaat Adapun manfaat dari penelitian ini
adalah : a. Bagi organisasi, sebagai
bahan masukan yang dapat digunakan untuk penyempurnaan penyimpanan, pengamanan dan
pemeliharaan kearsipan pada bagian
Keuangan Fakultas Ekonomi untuk memperbaiki sistem kearsipan di masa yang akan
datang.
b. Bagi penulis, menambah pengetahuan dan
wawasan di bidang penyimpanan, pengamanan
dan pemeliharaan kearsipan pada bagian Keuangan Fakultas Ekonomi .
c. Bagi pihak lain, sebagai bahan acuan dan
referensi terhadap objek yang sama bagi
penulis lainnya yang akan melakukan penelitian.
D. Jadwal Kegiatan Penelitian ini dilakukan oleh
penulis pada bagian Keuangan Fakultas Ekonomi pada
tanggal 26 Maret 2010 sampai dengan 09 April 2010 dan jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel
1.1 sebagai berikut: Tabel 1.1 Jadwal
Kegiatan No Kegiatan Minggu Ke I II III
1 Persiapan √ 2
Pengumpulan Data √ √ 3 Penulisan
√ √ √ E.
Sistematika Penulisan Adapun sistematika penulisan dari penulisan tugas
akhir ini adalah : BAB I. PENDAHULUAN Bab ini membahas latar belakang,
perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian,
jadwal kegiatan dan sistematika penulisan.
BAB II. PROFIL
FAKULTAS EKONOMI Bab ini membahas sejarah ringkas, struktur organisasi, job
description, jaringan usaha/kegiatan,
kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada Fakultas Ekonomi .
BAB III. PEMBAHASAN Bab ini menguraikan
pengertian arsip, jenis arsip, peranan dan tujuan kearsipan, alat-alat yang digunakan untuk penyimpanan
arsip, sistem penyimpanan, pengamanan dan
pemeliharaan kearsipan serta sistem penyusutan dan pemusnahan arsip pada bagian
Keuangan Fakultas Ekonomi .
BAB IV. KESIMPULAN
DAN SARAN Bab ini menyajikan tentang kesimpulan dari penelitian dan saran-saran
yang diajukan.
Download
lengkap Versi Word
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
pesan skripsi