BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Dalam setiap organisasi,
baik pemerintah maupun swasta untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, secara
keseluruhan akan memerlukan pekerjaan kantor
yang tertib, rapi dan lancar. Salah satu
prasarana yang tidak kalah pentingnya
dengan prasarana lainnya, adalah terdapatnya suatu perkantoran yang mampu menyediakan informasi yang benar,
berdasarkan fakta dan dibutuhkan oleh
pimpinan dalam rangka pimpinan mengatur dan mengendalikan pekerjaan para pegawai/ staff dengan baik. Menurut
Sedarmayanti (2001:2), kantor adalah proses
menangani informasi, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan/
mendistribusikan informasi”. Artinya manajemen perkantoran tidak mungkin dapat
berjalan dengan baik apabila tidak didukung
dengan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang
melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan
yang telah ditentukan lebih dahulu. Kebenaran fundamental tersebut bisa terlupakan oleh kita, akibat banyaknya
perhatian yang kita berikan kepada komputer,
alat-alat perkantoran otomatis, masin-mesin, teori-teori baru mengenai manajemen perkantoran, analisa sistematis, dan
dekorasi perkantoran.
Begitu juga dengan
efisiensi pekerjaan dan azas-azas yang terdapat didalamnya, hal ini juga sangat penting untuk
pelaksanaan aktivitaas perkantoran.
Menurut Terry
(1971:15), efisiensi pekerjaan kantor adalah penggunaan common sense secara terorganisir untuk menemukan
cara-cara lebih baik guna meniadakan pemborosan
apapun juga termasuk pemborosan waktu, energi, ruangan, bahan, alat-alat dan sebagainya. Sedangkan azas-azas
efisiensi pekerjaan kantor adalah azas-azas
yang mempengaruhi perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (output) dengan kegiatan yang
dilakukan serta sumber-sumber dan waktu
yang dipergunakan (input). Perbandingan waktu, energi, bahan antara output dan input ini dapat dilihat dari 2
segi, yaitu dari segi usaha dan segi hasil.
Dilihat dari segi
usaha, suatu kegiatan dapat dikatakan efisiensi apabila suatu hasil tertentu dapat dicapai dengan usaha yang kecil
atau sedikit. Usaha pikiran, tenaga, waktu,
ruang, termasuk uang. Dilihat dari segi hasil, suatu kegiatan dikatakan efisien apabila dengan suatu usaha tertentu
memberikan hasil yang banyak.
Menurut Haryadi (2009:114),
azas-azas efisiensi pekerjaan kantor terbagi menjadi 5 yaitu, azas perencanaan, azas
penyederhanaan, azas penghematan, azas penghapusan,
dan azas penggabungan. Azas perencanaan adalah menggambarkan mengenai tindakan yang akan dilaksanakan dalam
rangka mencapai suatu tujuan.
Azas penyederhanaan
adalah membuat suatu system yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudah/ ringan. Azas
penghematan adalah mencegah pemakaian
bahan atau benda secara berlebihan sehingga biaya pekerjaan tersebut tidak menjadi mahal. Azas penghapusan adalah
meniadakan kegiatan dalam melaksanakan
suatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin
dicapai. Azas penggabungan adalah mempersatukan
pekerjaan-pekerjaan yang memiliki persamaan atau bahan-bahan yang dapat dikerjakan sekaligus dalam satu
langkah, sehingga dapat menghemat waktu
kerja.
Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan
gerakan, usaha, waktu, dan kelelahan
yang sedikit mungkin. Adapun syarat dapat dicapainya efisiensi adalah berhasil guna atau efektif, ekonomis,
pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan
pembagian kerja yang nyata, rasionalitas wewenang dan tanggung jawab, prosedur kerja yang praktis,
dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan.
Titik berat primer, dalam hal mengevaluasi sesuatu prosedur adalah dicapainya sasaran secara efektif dan efisien.
Azas-azas efisiensi
pekerjaan kantor merupakan proses dan hasil-hasil efektif yang dicapai dari usaha untuk mencari yang
lebih baik dan lebih mudah untuk melaksanakan
pekerjaan. Proses tersebut terdiri dari mengetahui adanya kebutuhan atau masalah yang terjadi,
memisah-misahkan pekerjaan dalam elemen-elemennya,
menyelesaikan elemen-elemen tersebut untuk menentukan solusinya, mengembangkan cara baru untuk
melaksanakan pekerjaan, menerapkan dan
mengembangkan metode baru untuk menyelesaikan aktivitas perkantoran.
Efisiensi pekerjaan
dapat diterapkan terhadap suatu prosedur, metode, formulir, pengaturan mesin atau alat-alat kantor.
Dengan latar
belakang pemikiran yang sedemikian ditambah dengan keinginan penulis untuk mendalami pengetahuan
mengenai masalah azas-azas efisiensi
pekerjaan kantor, maka dari itu penulis memilih judul mengenai “Pelaksanaan azas – azas efisiensi pekerjaan
kantor oleh pegawai/ staf pada bagian
Akademik Fakultas Ekonomi ”.
B.
Perumusan Masalah Adapun rumusan dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah
“bagaimanakah pelaksanaan azas-azas
efisiensi pekerjaan kantor oleh pegawai/ staf pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi ?” C. Tujuan dan
Manfaat Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana
pelaksanaan azas-azas efisiensi
pekerjaan kantor oleh pegawai/ staf pada bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universias Sumatera Utara.
Manfaat penulisan
antara lain: 1. Bagi Fakultas Ekonomi USU Hasil Tugas Akhir ini dapat dijadikan sebagai
bahan masukan dan bahan pertimbangan
bagi Fakultas Ekonomi USU yang mungkin berguna untuk mendukung kelancaran dalam bidang efisiensi
pekerjaan kantor . Khususnya mengenai
pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor oleh pegawai/ staf pada bagian
akademik Fakultas Ekonomi USU.
2. Pihak yang berkepentingan Sebagai bahan untuk
menambah wawasan dan pengetahuan bagi setiap pembacanya.
3. Bagi Penulis Sebagai dasar pemahaman lebih
lanjut dari teori-teori manajemen perkantoran yang diterima penulis selama perkuliahan.
D. Jadwal Kegiatan Jadwal kegiatan ini terdiri
dari berbagai kegiatan. Kegiatan dimulai dari pengajuan judul, pelaksanaan survey/meminta
data, pelaksanaan bimbingan untuk pengolahan
data dan pelaporan bimbingan untuk penulisan tugas akhir. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat di table 1.1
berikut ini : Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir NO KEGIATAN BULAN APRIL MEI
JUNI 1 2 3
4 1 2 3 4
1 2 3 4 1. Persiapan
2.
Pengumpulan Data
3
Penulisan Laporan
Persiapan Tugas Akhir dimulai
dari tanggal 16 April 2010, sejak disetujuinya Judul Tugas Akhir oleh Ketua dan Sekretaris
Program Studi DIII Kesekretariatan.
Pada tahap
pengumpulan data, Penulis melakukan observasi yang akan dilaksanakan pada minggu pertama dan kedua
bulan Mei 2010. Penulis akan melakukan
wawancara dengan Kasub Akademik dan para
pegawai bagian Akademik Fakultas Ekonomi
mengenai topik yang akan dibahas dan mengumpulkan sebanyak mungkin
data sekunder demi menunjang penulisan
Tugas Akhir ini. Setelah melakukan observasi, penulis akan memulai penulisan laporan yang akan dikemas
dalam bentuk Tugas Akhir.
Dimana dalam
penulisannya Penulis akan dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar penulisan laporan sesuai dengan judul dan
materi pembahasan.
E.
Sistematika Penulisan Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan
secara sistematis dan terarah maka
penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan
hal yang dianggap penting dan relevan
dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah
dan sistematis. Adapun uraiannya adalah
sebagai berikut : BAB 1 : PENDAHULUAN Dalam bab ini diuraikan tentang latar
belakang, permasalahan, tujuan penelitian,
manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri
dari jadwal survey/observasi dan
sistematika penulisan.
BAB 2 : PROFIL
INSTANSI Dalam bab ini diuraikan tentang
sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha
terkini dan rencana kegiatan Fakultas
Ekonomi .
BAB 3 : PEMBAHASAN Dalam
bab ini diuraikan mengenai pengertian, fungsi, tujuan dan manfaat pelaksanaan azas-azas efisiensi kantoroleh
pegawai/ staf pada bagian Akademik Fakultas
Ekonomi .
BAB 4 : PENUTUP Dalam
bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang pelaksanaan azas-azas efisiensi pekerjaan kantor oleh pegawai/ staf
pada bagian akademik pada Fakultas Ekonomi
.
Download
lengkap Versi Word
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
pesan skripsi