BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi
yang sangat pesat dewasa ini menimbulkan
pengaruh terhadap seluruh aktivitas yang dilakukan oleh setiap instansi, baik instansi pemerintahan maupun
swasta. Keduanya sangat memerlukan
informasi dengan cepat, tepat dan dapat dipercaya agar dapat mendukung pelaksanaan aktivitasnya.
Salah satu informasi yang sangat penting bagi
organisasi atau instansi adalah rekaman
dari setiap kegiatan yang dilakukan. Rekaman tersebut disimpan menjadi arsip yang diolah dan diatur pada
suatu unit kerja yang dikenal dengan
unit kearsipan. Unit kearsipan adalah unit yang melaksanakan tugas
pengarahan dan pengendalian terhadap
arsip aktif, penyimpanan dan pengelolaan terhadap arsip-arsip yang berasal dari unit pengolah
(Wursanto, 1991 : 216).
Arsip merupakan salah satu produk dari
pekerjaan kantor atau pekerjaan tata
usaha yang banyak dilakukan oleh unit pengolah pada setiap badan usaha.
Kearsipan menyangkut pekerjaan yang
berhubungan dengan penyimpanan warkat
atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat,
surat-surat dan dokumen-dokumen inilah
yang selanjutnya disebut Kearsipan (Wursanto, 2004 : 11).Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting bagi kelancaran jalannya
suatu organisasi yaitu sebagai pusat
ingatan, sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, analisa, perumusan
kebijaksanaan, pengambilan keputusan,
pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggung jawaban
dengan setepat-tepatnya.
Menurut Gie (2001 : 217-218), arsip dapat
dirumuskan sebagai warkatwarkat dari suatu badan pemerintah atau swasta yang
diputuskan sebagai dokumen berharga
untuk diawetkan secara tetap guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau
telah dipilih untuk disimpan pada suatu
badan kearsipan. Arsip yang disimpan dengan tertib dan teratur akan sangat menunjang kecepatan dan ketepatan penyajian
informasi yang dibutuhkan baik oleh
individu maupun kelompok organisasi sehingga dapat membantu semua pihak dalam rangka melancarkan penyelesaian
tugas guna mencapai tujuan yang telah
ditentukan.
Meskipun sistem kearsipan mempunyai peranan
yang sangat penting, namun pada
prakteknya masih banyak organisasi atau instansi yang tidak melakukan penataan arsip dengan baik, sehingga
arsip mudah rusak dan sulit ditemukan
kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Oleh karena kelengkapan, kecepatan dan ketepatan informasi yang
disajikan berpengaruh terhadap
pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pimpinan, maka dari itu masalahmasalah
mengenai arsip perlu dipahami sebaik mungkin.
Setiap kegiatan yang ada dalam suatu
organisasi, baik dalam instansi
pemerintah maupun instansi swasta selalu ada kaitannya dengan masalah
penataan arsip dan karenanya perlu diselenggarakan
sebaik-baiknya bahan keterangan diwaktu
yang akan datang. Maka dari itu dapat dikatakan bahwa kunci pokok dari suatu organisasi kantor terletak pada
penyelenggaraan arsip yang sederhana,
efektif dan efisien. Di katakan efisien apabila suatu yang di butuhkan
sesuai yang diharapkan dengan cepat dan
tepat.
Bagian kepegawaian di Fakultas Ekonomi adalah salah satu unit kerja yang mempunyai
kewenangan untuk melaksanakan
usaha-usaha penyediaan data dan informasi yang berkaitan dengan
kepegawaian atau kepangkatan yang
dibutuhkan oleh dosen dan pegawai-pegawai di
lingkungan Fakultas Ekonomi . Data dan informasi mengenai kepegawaian atau kepangkatan
tersebut harus benar-benar dikelola
dengan baik oleh pegawai kearsipan di bagian kepegawaian sehingga dapat
meningkatkan efisiensi kerja pegawai.Bagian kepegawaian tersebut merupakan salah satu unit pendukung seluruh kegiatan
akademik dalam pelayanan data dan
informasi kepegawaian atau kepangkatan, guna pengambilan keputusan
terhadap rencana yang akan datang.
Dengan alasan tersebut di atas, timbul
keinginan Penulis untuk memilih
judul “PELAKSANAAN SISTEM
KEARSIPAN DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN
KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI ”
dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
B. Perumusan Masalah Tidak semua bagian dapat
menghasilkan pelaksanaan sistem kearsipan
secara efektif dan efisien. Sehingga bagian kepegawaian Fakultas
Ekonomi harus memilih sistem pengolahan
arsip yang paling sesuai untuk
diterapkan.
Membahas pengelolaan kearsipan secara
keseluruhan merupakan hal yang sangat
luas cakupannya. Oleh karena itu, Penulis merasa perlu untuk membatasi pokok permasalahan.
Berdasarkan latar belakang yang telah
dibicarakan, maka masalah yang menjadi
perhatian utama dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah : bagaimana pelaksanaan sistem kearsipan dalam
meningkatkan efisiensi kerja pada bagian
Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU ? C. Tujuan Penelitian Tujuan dari
penelitian yang dilakukan di bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi USU Medan adalah : untuk mengetahui
pelaksanaan sistem kearsipan yang
dilaksanakan di bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi USU.
D. Manfaat Penelitian Manfaat yang dapat
diambil dari hasil penelitian di bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :
1. Bagi Penulis Dapat menambah dan
memperluas wawasan tentang Sistem Kearsipan secara nyata (aplikasinya dalam pekerjaan).
2. Bagi Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi
USU Hasil penelitian diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran yang mungkin berguna dalam meningkatkan maupun
memperlancar kegiatan kearsipan agar
terorganisir dengan baik.
3.
Bagi Peneliti Lain Bermanfaat sebagai bahan masukan dan referensi terhadap obek
yang sama.
E. Jadwal Kegiatan Penelitian ini dilakukan di Fakultas
Ekonomi Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU
Medan. Untuk lebih jelasnya, jadwal
kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1.
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Pelaksanaan Tugas
Akhir No. Kegiatan Minggu Ke -
I 25 s/d 30 II 1 s/d 6 III 8 s/d
13 IV 15 s/d 20 1. Penyusunan Draft Tugas Akhir 2. Pengumpulan Data 3.
Penyusunan Laporan Tugas Akhir
Dalam kegiatan pengumpulan data, dilakukan penelitian selama tiga minggu mulai tanggal 1 November s/d 13
November 2010 di Bagian Kepegawaian
Fakultas Ekonomi .
F.
Sistematika Penulisan Tugas Akhir ini dibagi atas 4 bab dan setiap bab nya
dibagi atas beberapa sub bab antara lain
: BAB I : PENDAHULUAN Dalam bab ini, dijelaskan latar belakang penelitian,
perumusan masalah, tujuan dan manfaat
penelitian.
BAB II : PROFIL INSTANSI Dalam bab ini,
dijelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU, struktur organisasi dan Job Description,
jenis kegiatan, kinerja usaha terkini,
dan rencana kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN Dalam bab ini, dijelaskan tentang pengorganisasian,
pengelolaan, pemeliharaan, perawatan,
pengamanan, penyusutan dan pemusnahan arsip.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini,
dijelaskan tentang kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian yang dilakukan di bagian kepegawaian Fakultas
Ekonomi USU, dan saran Penulis bagi
bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi USU, serta Daftar Pustaka yang mencantumkan semua referensi
yang digunakan.
Download
lengkap Versi Word
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
pesan skripsi