BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan
yang dilakukan oleh organisasi. Kebutuhan akan
informasi dalam suatu organisasi sangat penting untuk mencapai tujuan
organisasi. Didalam suatu organisasi biasanya organisasi menyelenggarakan bermacam-macam kegiatan
kantor yang harus dilaksanakan, sehingga
tujuan organisasi dapat tercapai.
Kantor merupakan
pusat kegiatan dan penyedia informasi, guna menunjang kemudahan pelaksanaan kegiatan
organisasi. Oleh sebab itu, kantor diharapkan
mampu menyediakan informasi yang benar berdasarkan fakta untuk memenuhi kebutuhan informasi pihak pimpinan
dalam rangka mengatur dan mengendalikan
perusahaan atau organisasi. Salah satu kegiatan kantor yang penting diantaranya adalah arsip.
Arsip adalah
naskah-naskah yang dibuat atau diterima oleh setiap unit kerja di lingkungan perusahaan dalam bentuk
corak apa pun, baik tunggal maupun kelompok,
dalam rangka penyelenggaran kegiatan administrasi perusahaan (Sedarmayanti, 2001) Kearsipan merupakan
bagian pekerjaan kantor yang sangat penting.
Informasi tertulis
yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar dapat memberikan pelayanan yang efektif. Arsip
sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi
karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam 1 suatu
kantor. Tanpa arsip tidak mungkin seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap. Oleh
karena itu, suatu kantor dalam mengelolah
kearsipannya harus memperhatikan sistem
kearsipan yang paling sesuai dengan
keadaan organisasinya dalam mencapai tujuan. Sistem kearsipan adalah rangkaian subsistem dalam manajemen
kearsipan yang bekerja sama untuk mencapai
tujuan agar arsip tertata dalam unit-unit informasi siap pakai untuk kepentingan operasional dengan azas bahwa
hanya informasi yang tepat digunakan
oleh orang yang tepat untuk kepentingan tepat pada waktu yang tepat dengan biaya serendah mungkin.
Efektivitas
pengelolaan arsip pada suatu kantor dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan,
sarana atau fasilitas yang dipergunakan dalam
membantu pengelolaan arsip dan dana yang tersedia untuk pemeliharaan dan
pengamanan arsip tersebut. Fungsi arsip
sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber
sejarah perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor berdaya
guna. Dalam hal ini unit kersipan harus
senantiasa siap untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah administrasi pada umumnya
dan dalam manajemen kearsipan khususnya.
Untuk dapat mengemban tugas seperti ini, pegawai yang bekerja pada unit kersipan bukan hanya
ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaannya,
melainkan juga harus dibekali ketrampilan khusus mengenai bidang kearsipan. Pegawai yang terlatih baik dam
mempunyai ilmu pengetahuan sangat dibutuhkan
dalam unit pengolahan arsip. Disamping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan
dengan sebaik-baiknya.
Kearsipan sebagai salah satu kegiatan
perkantoran merupakan hal yang sangat
penting dan tidak mudah. Sehingga harus diolah secara terencana dan mendasar serta profesional, sebab keunggulan
dalam bidang kearsipan akan sangat
berpengaruh dalam membantu tugas pimpinan dan membantu mekanisme kerja pegawai dan instansi yang bersangkutan.
Begitu pentingnya nilai kegunaan arsip
dalam suatu instansi maupun organisasi-organisaai tertentu, membuat organisasi/instansi tersebut harus
melakukan pemeliharaan dan pengamanan terhadap arsip-arsip.
Dengan
dilaksanakannya pemeliharaan dan pengamanaan arsip yang baik berarti dapat mengatur, menyusun, serta
mengumpulkan arsip atau warkat yang
terprogram dan dapat memusnahkan dengan cara yang paling tepat. Penataan arsip merupakan salah satu aspek yang harus
diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor
guna menunjang peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja kantor.
Dengan demikian
komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah. Pada
dasarnya pimpinan menginginkan adanya
arsip yang rapi dan tertib, guna memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali warkat yang dibutuhkan
sewaktu-waktu dengan cepat dan tepat.
Oleh karena pimpinan tidak mungkin mengurus sendiri arsipnya, maka dengan demikian pimpinan mengharapkan para
stafnya mampu mengurus dan memelihara
arsip untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan.
Pengolahan arsip
secara baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi agar lebih lancar sering kali
diabaikan dengan berbagai macam alasan.
Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga dibidang kearsipan, maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi
alasan buruknya pengelolaan arsip di
hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang
selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai
bidang yang sulit diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.
Problema-problema
tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada citra yang tidak baik
pada bidang kearsipan. Padahal bidang
inilah yang paling vital dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan
menjadi slogan semata apabila tidak dimulai
dari tertib kearsipannya.
Seluruh
kegiatan-kegiatan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga tidak terlepas dari peran penting
kearsipan. Banyak sekali arsip yang harus
diolah dan disimpan, oleh sebab itu perlu diterapkan suatu pemeliharaan dan pengamanan yang benar. Masalah yang sering
dihadapi berkaitan dengan sistem kearsipan
yakni proses pendistibusian yang salah, penyimpanan arsip yang tidak teratur (sembarangan), tidak terjadwalnya
jangka waktu resensi arsip, proses pemeliharaan
yang tidak sesuai prosedur, dan penyusutan arsip yang tidak terlaksana dengan baik.
Mengingat
pentingnya pemeliharaan dan pengamanan arsip pada suatu organisasi, penulis tertarik untuk mempelajari
dan mengevaluasi bagaimana pemeliharaan dan pengamanan pada bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi.
Berdasarkan uraian
diatas, penulis memilih judul
“Pemeliharaan dan Pengamanan
Arsip pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ”.
B.
Perumusan Masalah Berdasaarkan latar belakang yang diuraikan diatas,
maka terdapat perumusan masalah yang
menjadi objek dalam penelitian, yaitu bagaimana pemeliharaan dan pengamanan arsip pada bagian
kepegawaian Fakultas Ekonomi .
C. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini
adalah untuk mengetahui Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip pada Bagian Kepegawaian
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
D. Manfaat Penelitian Adapun manfaat yang
diperoleh dari penelitian ini adalah : 1.
Bagi penulis Menambah dan memperluas pengetahuan penulis dibidang
kerasipan dalam bentuk nyata, sehingga
dapat dijadikan perbandingan antara teori dan praktek.
2. Bagi Instansi a. Sebagai
bahan pertimbangan yang mungkin berguna untuk mendukung kelancaran kegiatan-kegiatan
perusahaan khususnya dibidang kearsipan.
b. Sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan
kearsipan di Sekretriat Dekan Fakultas
Ekonomi , sesuai dengan hasil dan
analisa penulis serta bahan untuk kepentingan Tugas Akhir ini.
3. Bagi
peneliti yang akan datang Sebagai bahan referensi tugas ahkir bagi mahasiswa
lainnya.
E. Jadwal Kegiatan Penelitian ini dilakukan di
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl.T.M.Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih
jelasnya jadwal kegiatan ini dapat
dilihat pada Tabel 1.1 : Tabel 1.1 Jadwal kegiatan NO KEGIATAN MINGGU KE 1 2 3 1 Persiapan
2
Pengumpulan Data 3
Penulisan Laporan Dalam kegiatan pengumpulan data, penulis
melakukan riset mulai tanggal 20 September sampai 16 Oktober 2010
pada bagian kepegawaian Fakultas
Ekonomi .
F. Sistemtika Penulisan Tugas Akhir ini dibagi
atas empat bab dan setiap bab nya dibagi atas sub bab antara lain : Bab I : Pendahuluan Bab ini
menguraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, menfaat penelitian, dan rencana
yang terdiri dari jadwal survei/ observasi
dan rencana isi.
Bab II : Profil Instansi Bab ini menguraikan
tentang sejarah ringkas instansi,
struktur Organisasi, uraian tugas (Job
Description), kegiatan usaha, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
Bab III :
Pembahasan Bab ini menguraikan tentang pengertian arsip, cirri-ciri arsip yang
baik, kegunaan arsip, jenis-jenis arsip,
sistem kearsipan, serta cara pemeliharan dan pengamanan arsip pada bagian kepegawain
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
Bab IV : Kesimpulan
dan Saran Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip pada bagian kepegawaian
Fakultas Ekonomi Uiversitas SumateraUtara.
Download lengkap Versi Word
 | ||
| ||
| ||
| ||
|
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
pesan skripsi