BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Dengan berkembangnya ilmu
pengetahuan dan teknologi modern, maka mengakibatkan
pola perkembangan dan kemajuan dibidang perkantoran akan lebih baik. Kemajuan teknologi modern khususnya dibidang elektronika membawa kemudahan dalam melaksanakn
tugas-tugas perkantoran. Untuk kantor yang
memerlukan pelayanan yang cepat dan memiliki volume kerja yang cukup banyak penggunaan sarana tersebut akan sangat
membantu mempercepat proses.
Pengaruh teknologi
modern, menunjukkan atau memungkinkan pemakaian mesin-mesin serba otomatis seperti yang ada di
bagian tata usaha seperti: komputer,
mesin printer dll. Salah satu akibat positif dari kemajuan dibidang teknologi adalah dimungkinkannya pengiriman
dan penyampaian informasi dapat dilakukan
dengan lebih cepat dan mudah. Kecepatan tersebut mengakibatkna pula bahwa keputusan atau masalah-masalah yang
sangay mendesak dapat segera diselesaikan.
Dengan semakin
banyaknya atau besarnya volume data yang harus dikumpulkan, diolah, dianalisa,
diinterprestasikan, disimpan dan didistribusikan kepada pengguna, maka pada abad teknologi
modern seperti sekarang ini, terbukti bahwa
penanganan informasi akan lebih efisien bila dilakukan dengan alat-alat elektronis.
Modernnya peralatan
yang diciptakan,seperti komputer tidak.
menyebabkan
pengetahuan dan masalah penanganan informasi dengan sistem tangan atau manual ditinggalkan begitu saja.
Komputer adalah rangkaian peralatan
elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan program yang diberikan, serta
dapat menyimpan dan menampilkan keterangan
bilamana diperlukan. Ketetapan suatu komputer bekerja tergantung pada ketetapan manusia dalam memberi umpan
informasi.
Pengunaan atau
penerapan teknologi komputer dalam pekerjaan pada bagian Tata Usaha adalah merupakan tuntutan
dan kewajaran yang dibutuhkan, walaupun
tanpa menghilangkan sistem tangan atau manual. Teknologi komputer, termasuk salah satu teknologi yang berkembang
dengan pesat, oleh sebab iti perlu segera
dimanfaatkan.cpenggunaan komputer dapat meningkatkan efisiensi kerja dalam rangkakn menunjang kegiatan organisasi.
Sehubungan dengan hal tersebut, yang
perlu dipersiapkan dan ditingkatkan dalam proses adaptasi ini adalah bahwa penggunaan komputer membawa serta metoda
barudalam pencatatan dan penyimpanan
informasi, yang mempengaruhi cara bagaimana informasi dikumpulkan, dikelola, dihasilkan, dan
diidstribusikan kepada yang membutuhkannya.
Dunia perkantoran
membutuhkan komputer dalam menunjang pengelolaan informasi secara terpadu. Komputer
mempengaruhi pelaksanaan kerja, secara elektronis
dapat menyimpan data apabila disajikan dalam suatu bentuk atau format yag dapat diinterprestasikan komputer
melalui wujud baca mesin. Kurang dapat
dimanfaatatkannya komputer secara maksimal dapat dikatakan sebagai pemborosan yang sulit untuk dipertanggung
jawabkan.
Terlihat bahwa teknologi informasi baik secara
implisi dan eksplisit tidak sekedar
berupa teknologi computer, tetapi juga mencakup taknologi telekomunikasi.
Dengan kata lain, yang disebut dengan teknologi informasi adalah gabungan antara teknologi computer dan
teknologi telekomunikasi.
Teknologi komputer
adalah teknologi yang berhubungan dengan computer, termasuk peralatan – peralatan yang
berhubungan dengan computer seperti printer dan CD-Rom. Komputer adalah mesin serbaguna
yang dapat dikontrol oleh program,
digunakan untuk mengolah data menjadi informasi. Program telah menambah teknologi baru dan canggih pada
sistem informasi. Program adalah deretan instruksi yang digunakan untuk
mengendalikan komputer sehingga komputer
dapat melakukan tindakan sesuai yang dikehendaki pembuatnya. Data adalah bahan mentah bagi computer yang dapat
berupa angka maupun gambar, sedangkan
informasi adalah bentuk data yang telah diolah sehingga dapat menjadin bahan yang berguna untuk pengambilan
keputusan.
Perkembangan yang
pesat dari teknologi informasi merupakan akibat dari banyak faktor, salah satu diantaranya adalah
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Kebutuhan akan informasi dalam berbagai kegiatan manusia baik kegiatan yang terorganisasi maupun yang tidak
terorganisasi menunjukkan adanya peningkatan.
Berbagai kegiatan yang dilaksanakan sangat ditunjang oleh adanya informasi yang terus menerus, mulai dari
persiapan kegiatan sampai pada berakhirnya
kegiatan tersebut. Dengan kata lain informasi sangat dibutuhkan mulai dari mempersiapkan kegiatan sampai pada
pencapaian tujuan yang diinginkan. Dalam
penggunaannya kadang-kadang pengertian informasi dikacaukan dengan pengertian data dan fakta.
Banyak istilah yang berhubungan dengan
teknologi informasi karena banyaknya perubahan dan tidak adanya kesepakatan istilah yang sering digunakan.
Beberapa istilah yang sering digunakan
adalah system informasi manajemen,
sistem informasi manajemen berbasis
computer, teknologi informasi (TI), teknologi sistem informasi, teknologi komputer, manajemen informasi dan sistem
informasi. Sistem teknologi informasi juga
memberikan lima peran utama di dalam organisasi, yaitu untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas,
komunikasi, kolaborasi, dan kompetitif (Jogiyanto:2003).
Efesiensi merupakan suatu ukuran keberhasilan yang dinilai dari segi besarnya sumber atau biaya untuk
mencapai hasil dari kegiatan yang dijalankan.
Efesiansi di dalam sistem teknologi informasi memiliki peran yang bertujuan untuk menggantikan pengolahan
transaksi oleh manusia dengan sistem teknologi
informasi. Peran sistem teknologi informasi yang kedua adalah efektifitas yang memiliki arti sesuatu yang
berhasil digunakan. Untuk meningkatkan
efektifitas pada sistem teknologi dapat dicapai dengan Sistem Manajeman Informasi (Management Information
System), sistem Penunjang keputusan
(Decision Support System), Sistem Pakar (Expert System), sistem informasi Geografis (Geographic Information
System), Jaringan Neural Buatan (Artificial
Neural Network), Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System), dan Kelompok Penunjang Keputusan
(Group Support Systems). Sistemsistem teknologi informasi ini menyediakan
informasi bagi para manajer di organisasi
untuk mendukung proses pengambilan keputusan mereka dengan lebih efektif. Peran Ketiga dan keempat dari sistem
teknologi informasi adalah komunikasi
dan kolaborasi. Pada sistem teknologi informasi komunikasi bertujuan untuk mengintegrasikan pengguna
dengan sistem teknologi informasi termasuk
para manajer secara elektronik. Peningkatan komunikasi dapat dicapai dengan menggunakan email dan chat. Peningkatan kolaborasi dicapai dengan menggunakan
video conference dan
teleconference. Peran kelima dari sistem
teknologi informasi adalah kompetitif
yang berarti persaingan, dimana peran ini bertujuan untuk meningkatkan daya kompetitif
yang berarti persaingan, dimana persaingan
ini bertujuan untuk meningkatkan daya kompetisi. Peran ini dapat dicapai dengan menggunakan Strategic
Information System (SIS). SIS merupakan sistem-sistem
teknologi informasi dan teknologi informasi apapun di dalam organisasi untuk mengimpletasikan strategi untuk
keunggulan kompetisi.
Pemanfaatan
teknologi informasi untuk mendukung kegiatan operasional suatu organisasi baik dalam skala kecil maupun
besar, berkembang menjadi kebutuhan mendasar
dalam menghadapi era globalisasi. Berbagai perangkat teknologi informasi untuk infrastruktur, service maupun
aplikasi, saat ini sangat banyak tersedia
di pasaran dalam berbagai bentuk dan fungsinya. Hal ini menyebabkan banyaknya alternative solusi teknologi
informasi yang perlu dipertimbangkan dalam
menentukan kebijakan pengembangan organisasi.
Pemanfaatan atau
implementasi teknologi informasi dalam kegiatan operasional organisasi akan memberikan dampak
yang cukup signifikan bukan hanya dari
efisiensi kerja tetapi juga terhadap budaya kerja baik secara personal, antar unit, maupun keseluruhan institusi.
Dengan adanya teknologi informasi, maka
produktivitas suatu organisasi atau perusahan akan meningkat, serta dapat membuat model bisnis yang sulit ditiru oleh
pesaing, karena pada dasarnya peranan
teknologi informasi bagi setiap perusahaan bersifat unik dan spesifik. Hal tersebut disebabkan karena masing-masing
organisasi atau perusahaan memiliki strategi
yang berbeda satu dengan yang lainnya. Pemanfaatan teknologi informasi akan melibatkan semua karyawan dalam
organisasi yang dioperasikan secara rutin oleh staf administrasi dan bagian teknologi informasi. Karyawan
dengan kualifikasi tertentu baik bagian
teknologi informasi maupun bagian lain perlu dilibatkan selain untuk memberikan masukan
juga untuk mempersiapkan karyawan dalam
menghadapi perubahan. Di sisi lain, diperlukan
kesadaran personal lainnya
tehadap manfaat sistem bagi dirinya dan kemudahan penggunaannya secara bertahap akan memberikan
motivasi untuk menigkatkan kemampuan
mereka.
Saat ini setiap
karyawan dapat menentukan pilihannya karirnya berdasarkan skill yang dimilikinya. Keadaan
ini memacu setiap individu untuk mengembangkan
potensi dirinya dengan harapan mendapatkan jenjang karir yang lebih tinggi. Pilihan yang efektif dan efisien
juga tedapat pada pemanfaatan teknologi
teknologi informasi, yang biasanya telah
dimiliki kantor-kantor pemerintahan
maupan swasta. Maka, kinerja pegawai sebagai sumber daya manusia memiliki peran penting dalam
pencapaian kinerja perusahaan. Dalam peningkatan
kompetisi yang efektif, organisasi memerlukan terlabih dahulu model kompetensinya. Model kompetensi dibangun
dengan merujuk pada apa yang ingin dicapai
oleh organisasi dan untuk itu kompetensi-kompetensi apakah yang diperlukan oleh setiap jabatan organisasi di
dalam organisasi agar tujuan organisasi
secara keseluruhan dapat tercapai.
Fakultas Ekonomi yang mengemban visi menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka
yang dikenal unggul dan mampu memenuhi
kebutuhan pasar dalam persaingan global menjadi salah satu alasan pentingnya pemanfaatan teknologi informasi
dalam peningkatan kompetensi dan kinerja
pegawai untuk meningkatkan efesiensi waktu dan mendukung kegiatan operasional. Dengan kecanggihan zaman dan
pemanfaatan teknologi informasi dalam
era globalisasi ini sangat mendukung efisiensi untuk kegiatan administratif serta operasionalnya dan diharapkan dapat
mengembangkan sumber daya manusia (SDM)
yang lebih kreatif dan kompetitif untuk kemajuan organisasi sehingga mendorong penulis memilih judul “PEMANFAATAN TEKNOLOGI MODERN UNTUK SARANA PENGELOLAAN INFORMASI PADA
BAGIAN TATA USAHA”.
B. Perumusan Masalah Adapun alasan penulis dalam
memaparkan implementasi teknologi informasi
adalah bahwa pemanfaatannya akan sangat membantu efesiensi pekerjaan bagi seluruh pegawai dan peningkatan
kompetensi dalam jenjang karir setiap
pegawai, sehingga permasalahannya yang akan dibahas dalam penulisan tugas akhir adalah “ Bagaimana Pemanfaatan
Teknologi Informasi pada Bagian Tata
Usaha?”.
C. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian
ini adalah untuk mengetahui Pemanfaatan teknologi informasi pada Bagian Tata Usaha Fakultas
Ekonomi .
D. Manfaat
Penelitian Adapun manfaat penelitian ini adalah : 1. Bagi Penulis a) Menambah pengetahuan penulis dalam bidang
yang diteliti baik secara teoritis maupu
n aplikasi.
b) Sebagai bahan referensi bagi
peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama.
c) Agar penulis lebih memahami pemanfaatan
teknologi informasi untuk peningkatan
kompetensi pegawai.
2. Bagi Instansi.
a) Sebagai masukan untuk meningkatkan
pemanfaatan teknologi informasi untuk
membantu efesiensi pekerjaan pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi , sesuai dengan hasil dan analisa penulis untuk bahan kepentingan Tugas Akhir
ini.
3. Bagi Peneliti
yang Akan Datang a) Sebagai bahan referensi
Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya.
E. Jadwal Kegiatan Penelitian ini dilakukan di
Fakultas Ekonomi Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk
lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat
dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini : Tabel1.1 Jadwal Kegiatan NO KEGIATAN
MINGGU KE I II III 1
Persiapan 2
Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan F. Sistematika Penulisan Agar
pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan
Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab,
yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir
yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan
Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut : BAB 1 : PENDAHULUAN Dalam bab ini diuraikan
tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana
yang terdiri dari jadwal survey/observasi
dan sistematika penulisan.
BAB 2 : PROFIL
INSTANSI Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, job
description, kinerja usaha terkini dan
rencana kegiatan Fakultas Ekonomi .
BAB 3 : PEMBAHASAN Dalam
bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian, fungsi, tujuan dan manfaat teknologi informasi
pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi .
BAB 4 : PENUTUP Dalam
bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan saran-saran yang
bertitik tolak dari pengumpulan data dan
pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi dimasa mendatang.
Download
lengkap Versi Word
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
pesan skripsi