BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pengawasan adalah segenap kegiatan untuk
meyakinkan dan menjamin bahwa
tugas/pekerjaan telah dilakukan sesuai dengan rencana yang telah di tetapkan, kebijaksanaan yang telah di gariskan
dan perintah ( aturan ) yang di berikan.
Dalam hal ini pengawasan juga penting karena dapat menjadi tolak ukur dalam memberikan penilaian terhadap pekerjaan
seseorang dalam sebuah organisasi.
Pengawasan dalam sebuah organisasi sangat dibutuhkan apabila organisasi tersebut akan mencapai tujuan
organisasi.
Salah satu dari
lima fungsi dasar manajemen adalah kontrol atau pengawasan yang berfungsi membantu memastikan
apakah aktifitas yang dilakukan pegawai
administrasi sesuai dengan hasil yang diinginkan. Selain itu, fungsi ini juga dapat digunakan untuk
memfasilitasi bagaimana melakukan perbaikan
terhadap hal tersebut. Pengawasan adalah tanggung jawab pimpinan, tapi karena tidak mungkin pimpinan melakukan
semuanya maka pengawasan dilimpahkan
pada unit pengawasan. Tetapi dalam
melakukan pengawasan pimpinan akan
dibantu oleh beberapa manajer yang bertugas pada bidangnya masing- masing sehingga proses pengawasan
dapat lebih efektif dan lebih efisien.
Mulanya dan bahkan
sementara pihak saat ini menganggap bahwa fungsi pengawasan itu tidak perlu,
dilupakan, dan disalah artikan. Namun , dalam organisasi modern dan dalam perusahaan bestandar
kompleks semakin disadari pentingnya
fungsi kontrol itu yang sebenarnya bermaksud baik yaitu sebagai fungsi manajemen yntuk menjamin bahwa apa yang
ditetapkan sebagai tujuan organisasi
dapat dicapai dengan semestinya.
Perkembangan
organisasi modern dan karena semakin kompleksnya dimensi yang berkaitan dengan kontrol ini
menyebabkan fungsi kontrol juga berkembang
dari segi teori maupun penerapannya. Mulanya kontrol dianggap sebagai kegiatan yang sifatnya pemaksaan
kekuasaan sampai akhirnya merupakan fungsi
yang difokuskan pada sikap prilaku individu yang mempunyai multidimensi dan berbagai sifat. Teknik
kontrol semakin diperjelas dan disederhanakan.
Pentingnya pengawasan administrasi karena beberapa alasan berikut ini:
Pengawasan digunakan untuk membuat standar prestasi yang dimaksudkan untuk menaikkan efesiensi dan
menekan biaya. Misalnya penggunaan time
and motion studies, pelaksanaan pemeriksaan, dan pembuatan pedoman tertulis. Pengawasan digunakan untuk
mengamankan asset perusahaan dari
kemungkinan pencurian, pemborosan, dan penyalahgunaan. Misalnya dengan penekanan tanggung jawab divisi, pemisahan
tugas, pengamanan harta dan pencatatan,
penetapan prosedur otoritas. Pengawasan didesain untuk menetapkan batas wewenang yang didelegasikan oleh top
manajemen. Pengawasan digunakan untuk
mengukur prestasi kerja karyawan.
Pengawasan digunakan untuk perencanaan
dan peyusunan program kegiatan.
Pengawasan
administrasi mempunyai peranan penting untuk mencapai tujuan organisasi, namun pelaksanaannya tidak
mudah. Pengawasan administrasi dapat
dikatakan berhasil apabila memenuhi kriteria: proses pengawasan telah memungkinkan pengalaman dan pengetahuan yang dimiliki individu dari pekerjaan dapat digunakan untuk memodifikasi
tujuan organisasi. Terdapat dukungan
dari manajemen puncak untuk melakukan pengawasan. Pengawasan akan sulit terlaksana tanpa duku ngan dan
komitmen dari manajemen puncak.
Proses pengawasan
dapat disesuaikan dengan pekerjaan sebenarnya dari organisasi.
Apabila sistem
pengawasan berjalan baik maka akan diperoleh berbagai keuntungan mapun kelebihan dari proses
pengawasan yaitu sebagai berikut: Tujuan akan diwujudkan lebih cepat, murah dan
lebih mudah dicapai.
Menciptakan suasana
keterbukaan, kejujuran dan transparan. Menimbulkan saling percaya dan menghilangkan rasa curiga dalam
organisasi. Menumbuhkan perasaan aman dihati setiap orang dalam
organisasi sehingga mendorong kondisi jiwa
yang sehat. Memupuk perasaan memiliki atas perusahaan atau oganisasi.
Meningkatkan rasa
tanggung jawab personil. Meningkatkan rasa percaya diri dan meningkatkan
produktivitas yang akhirnya mempercepat pencapaian tujuan.
Top pimpinan akan
lebih memfokuskan perhatian kepada masalah yang lebih besar untuk kepentingan jangka panjang
perusahaan karena operasi dan kegiatan perusahaan
diasumsikan sudah dalam pengawasan yang baik.
Walaupun pengawasan
begitu penting dalam fungsi manajemen dan bagi pimpinan maupun organisasi, Namun sepertinya
pelaksanaan pengawasan itu belum begitu
efektif dan memuaskan. Ada beberapa kendala maupun kelemahan dalam pelaksanaan pengawasan antara lain: Pelaksanaan pengawasan terlalu ditekankan pada tujuan jangka pendek. Penerapan sistem pengawasan dapat menimbulkan frustasi dan semangat kerja.
Pelaksanaan sistem pengawasan dapat mempersempit
pandangan terhadap organisasi/perusahaan.
Kontrol dianggap sebagai tujuan bukan
alat mencapai tujuan.
Hal yang perlu
diingat bahwa pengawasan itu merupakan suatu “cost item”, artinya memerlukan biaya yang besar
dari awal sampai akhir. Karena itu sangat
diperlukan efisiensi dalam penggunaan dana dan material, dengan dana yang tersedia, metoda yang baik serta
peralatan yang efektif, pemecahan masalah yang tidak pilih kasih, bisa mencapai sasaran
yang luas. Janganlah suatu obyek dilakukan
pengawasan berulang-ulang disuatu atau beberapa tempat dalam waktu yang lama, sebaliknya banyak obyek lain yang
tak tersentuh pengawasan. Atau ada suatu
kelompok menjadi sasaran kambing hitam pelanggaran, sebaliknya ada kelompok lain yang tak tersentuh atau
terlindung dari pengawasan. Dengan terlaksananya
efisiensi dan efiktifitas maka kepercayaan pada pimpinan organisasi dari yang rendah sampai yang tertinggi ada dan
terpelihara dengan baik.
Berdasarkan uraian
diatas, maka dapat dilihat bahwa pentingnya pengawasan administrasi guna mengontrol
kinerja pegawai sehingga tercapai tujuan
yang telah ditetapkan. Untuk itu penulis akan membahas masalah tentang: “Bagaimana Pengawasan Administrasi Yang Dilakukan Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi ”.
B. Permasalahan Secara garis besar kegiatan-kegiatan yang
terdapat dalam suatu kantor meliputi
bidang kepegawaian, perlengkapan, humas dan sebagainya. Yang semua itu tidak terlepas dan kegiatan administrasi
perkantoran.
Walupun demikian
yang dilakukan oleh suatu kantor tidaklah sama meskipun dibidang usaha yang sejenis. sebuah
organisasi harus menyusun sistem administrasi
yang sesuai dengan kebutuhannya agar dapat memperlancar kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Sehingga Permasalahan yang akan diambil
dari penulisan tugas akhir ini adalah
“Bagaimana Pengawasan Administrasi
Yang Dilakukan Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi ” C. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian
ini adalah untuk mengetahui pengawasan administrasi
yang dilakukan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi .
D. Manfaat
Penelitian Adapun manfaat penelitian ini adalah : 1. Bagi Penulis a. Menambah pengetahuan penulis dalam bidang
yang diteliti baik secara teoritis maupu
n aplikasi.
b. Sebagai bahan referensi bagi
peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama.
c. Agar
penulis lebih memahami system pengawasan administrasi yang lebih efektif dalam pelaksanaan kegiatan kerja suatu
organisasi 2. Bagi Instansi.
a. Sebagai masukan untuk meningkatkan pengawasan
Administrasi untuk membantu efesiensi
pekerjaan pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi , sesuai dengan hasil dan analisa penulis untuk bahan kepentingan Tugas Akhir
ini.
b. Sebagai bahan perbandingan pengawasan
administrasi pada tahun- tahun sebelumnya
dan mengharapkan lebih maju untuk yang akan datang.
3. Bagi Peneliti
yang Akan Datang a. Sebagai bahan
referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya.
b. Sebagai bahan perbandingan terhadap
perkembangan pengawasan administrasi.
E. Jadwal Kegiatan Penelitian
ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk
lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat
dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini : Tabel
1.1 Jadwal Kegiatan N O KEGIATAN Oktober
November Desember III IV
I II III
IV I II
III IV 1. Pengajuan Judul 2.
Pengajuan Dosen Pembimbing 3. Pengumpulan Data 4.
Pengolahan dan Analisis Data 5. Penyusunan Tugas Akhir 6.
Bimbingan dan Penyempur naan Tugas Akhir 7.
Pengesahan Tugas Akhir F. Sistematika Penulisan Agar pembahasan Tugas
Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan
Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab,
yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir
yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan
Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut: BAB I : PENDAHULUAN Dalam bab ini diuraikan
tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana
yang terdiri dari jadwal survey/observasi
dan sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL
INSTANSI Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, job description,
kinerja usaha terkini dan rencana
kegiatan Fakultas Ekonomi .
BAB III :
PEMBAHASAN Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian pengawasan, proses pengawasan, pengawasan yang efektif dan pelaksanaan pengawasan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB IV : PENUTUP Dalam
bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan saran-saran yang
bertitik tolak dari pengumpulan data dan
pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi dimasa mendatang.
Download lengkap Versi Word
 | ||
| ||
| ||
| ||
|
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
pesan skripsi