BAB I PENDAHULUAN
A.Latar
BelakangMasalah
Di era globalisasi
seperti saat ini, perkembangan ilmu dan teknologi dalam bidang informasi dan komunikasi yang sangat pesat
membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan
yang dilakukan oleh organisasi. Semakin tinggi teknologi komunikasi yang digunakan akan semakin mempercepat proses
penyampaian informasi. Proses pertukaran informasi yang cepat dapat membantu kelancaran
kegiatan administrasi didalam suatu organisasi
baik swasta maupun pemerintah, khususnya kegiatan administrasi yang berkaitan dengan aktivitas korespondensi.
Kegiatan komunikasi dapat dilakukan dengan berbagai cara baik secara lisan maupun
tulisan. (Bratawidjaja,1995).
Salah satu
komunikasi yang dilakukan dengan tulisan yaitu melalui surat, selanjutnya Bratawidjaja menyatakan bahwa
Surat adalah suatu alat komunikasi tertulis yang efektif,merangkum informasi secara
lengkap, jelas dan dapat dipertanggung jawabkan
serta sebagai dokumen penting yang sewaktu- waktudapat dijadikan sebagai alat bukti tertulis. Surat menyurat merupakan
sarana komunikasi utama dan amat penting dalam setiap kegiatan organisasi. Mengingat
begitu penting peranan surat maka sudah selayaknya
suatu perusahaan mengadakan penanganan khusus terhadap surat menyurat sehingga surat akan membantu perusahaan dalam
mencapai tujuan dan terlaksananya tugas
pokok yang telah direncanakan dan efisien.
Di masa sekarang ini sudah banyak kita temukan
alat-alat komunikasi canggih seperti
telepon, handphone, telex, radio,
televisi, faximile bahkan jaringan
informasi global seperti penggunaan
internet tetapi dengan menggunakan surat, informasi yang akan disampaikan kepada seseorang/organisasi
akan sesuai dengan sumber aslinya, sehingga
informasi didalam surat sifatnya jelas, akurat dan sewaktu- waktu dapat menjadi
alat bukti tertulis jika diperlukan.
Perkembangan surat
menyurat dewasa ini sangat pesat sekali terutama dalam penanganan surat masuk dan surat keluar. Hal
ini terjadi karena semakin disadari pentingnya
surat masuk dan surat keluar pada kegiatan yang dilakukan baik pada kantor instansi pemerintah maupun swasta. Kegiatan
tidak akan berjalan dan berkembang dengan
baik tanpa mengadakan hubungan atau komunikasi antara sesama atau dengan pihak lain.
Mengingat begitu
penting peranan surat maka sudah selayaknya dilakukan penanganan khusus terhadap surat menyurat
sehingga surat akan mempercepat dalam pencapaian
tujuan dan terlaksananya tugas pokok yang telah direncanakan. Karena surat dianggap sebagai suatu sumber yang harus
dimiliki organisasi maupun perusahaan.
Untuk itu diperlukan
seorang sekretaris kantor yang dapat menangani surat-surat masuk maupun surat keluar. Sekretaris harus
mahir,teliti, dan cekatan dalam menangani surat. Penyimpanan surat harus menggunakan
sistem yang benar agar suatu saat bila diperlukan
dapat dicari dengan mudah. Salah satu kegiatan sekretaris yang penting adalah penanganan surat masuk dan surat keluar.
Adapun tujuan dari
diadakannya penanganan surat masuk dan surat keluar adalah: 1. Agar
surat dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat.
2.
Menunjang terlaksananya penyusutan
surat yang berdaya
guna dan berhasil guna ( Djuhari , 2004) Prosedur penanganan
surat masuk dan keluar yang baik tidak hanya dibutuhkan pada perusahaan dagang saja. Fakultas Ekonomi
sebagai salah satu organisasi juga harus mampu menangani surat masuk dan surat
keluarnya dengan baik. Kegiatan surat– menyurat pada Fakultas Ekonomi dilakukan pada masing– masing unit kerja.
Salah satunya pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi .
Pada bagian
Sekretariat Dekan penulis melihat dan mengamati secara langsung penanganan surat masuk dan surat keluar.
Bedasarkan uraian
ini, penulis ingin mengkaji lebih dalam mengenai penanganan surat masuk dan surat keluar pada bagain
Sekretariat Dekan FE USU. Oleh sebab itu penulis memilih judul ”Penanganan Surat Masuk
dan Surat Keluar Pada Bagian Sekretariat
Dekan Fakultas Ekonomi ” B. Perumusan Masalah Untuk mempermudah pembahasan agar tidak
menyimpang dari materi, maka dalam hal
ini penulis memberi batasan terhadap masalah yang akan diuraikan yaitu: ”Bagaimana
Sistem Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi ” C. Tujuan Penelitian Tujuan penulis dalam
penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui sistem penanganan surat masuk dan surat keluar pada
bagian Sekretariat Dekan Universitas Sumatera
Utara.
D. Manfaat
Penelitian Manfaat dilakukannya penelitian ini adalah : 1. Sebagai bahan masukan atau informasi yang
berguna bagi bagian Sekretariat Dekan dalam
melaksanakan penanganan surat masuk dan surat keluar.
2. Untuk menambah pengetahuan serta wawasan
penulis khususnya mengenai hal-hal yang
berhubungan dengan penanganan surat masuk dan surat keluar dan sebagai bahan perbandingan antara teori yang telah
diberikan pada masa kuliah dengan kenyataan
serta untuk menerapkan teori-toeri yang didapat selama masa perkuliahan.
3. Sebagai bahan masukan bagi peneliti lain
untuk penyempurnaan penelitian di masa yang
akan datang.
E. Jadwal
Penelitian Dalam Penulisan Tugas Akhir, jadwal kegiatan dapat dilihat pada
Tabel 1.1 . Untuk pengumpulan data dan
penyusunan laporan tugas akhir ini, penelitian dilakukan di Fakultas Ekonomi Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan.
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan NO KEGIATAN
MINGGU KE 1 2 3 4 1. Persiapan 2. Pengumpulan Data 3. Penulisan Laporan F.
Sistematika Penulisan Tugas akhir ini di bagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab
dibagi atas beberapa sub bab antara lain
: BAB I : PENDAHULUAN Bab ini berisikan
Latar Belakang Masalah, Perumusan Permasalahan, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal Survei
dan Sistematika Penulisan.
BAB II : PROFIL
PERUSAHAAN Bab ini berisikan Sejarah Perusahaan, Struktur Organisasi, Uraian
Tugas, Kegiatan Usaha, Kinerja Usaha
terkini, dan Rencana Kegiatan.
BAB III :
PEMBAHASAN Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan
penulis pada bagian Sekretariat Dekan
Fakultas Ekonomi yang berkaitan dengan penanganan surat masuk dan
surat keluar.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini
berisikan Kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang dilakukan di bagian Sekretarit Dekan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumater
Utara dan beberapa saran yang bermanfaat dikemudian hari.
Download lengkap Versi Word
 | ||
| ||
| ||
| ||
|
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
pesan skripsi