BAB 1 PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi
(IPTEK) dewasa ini sangatlah pesat
sehingga berpengaruh terhadap kemajuan bisnis di sektor pemerintah maupun sektor swasta. Untuk
memajukan usaha bisnis tersebut diperlukan
dukungan manajemen yang tepat dan untuk mengelolanya diperlukan komunikasi yang dapat menghasilkan informasi
yang cepat dan tepat.
Seiring dengan
kemajuan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, alat komunikasi semakin canggih, seperti Internet, Komputer, Mesin Fax, Telex, Telepon, Handphone, dan lain sebagainya memungkinkan
kita dapat berkomunikasi lebih cepat dan
dapat menjangkau seluruh belahan dunia. Hal ini tentu saja sangat populer khususnya bagi kalangan yang
membutuhkannya. Namun demikian, tidaklah
semua alat komunikasitersebut di atas efektif dan efisien dipakai dalam setiap keadaan karena dipandang dari segi
waktu dan biaya yang tentu saja cukup mahal.
Martono (1979:43)
menyatakan surat merupakan alat komunikasi tertulis yang efektif, sebagai bahan dokumen penting
yang sewaktu-waktu dapat dijadikan bukti
tertulis. Melalui surat kita dapat melihat citra, cerminan dan jiwa serta penunjuk keadaan dari suatu perusahaan,
karena itu diperlukan ketelitian dalam
menangani surat menyurat sehingga citra, cerminan dan jiwa perusahaan dapat terlihat baik.
Menurut Sumarto dan Lukas (2000:68) surat
merupakan arsip yang paling banyak
dikelola dalam suatu organisasi karena keberadaan organisasi tidak bisa lepas dari hubungan dengan orang atau lembaga
lain. Hubungan tersebut sering diwujudkan
dalam bentuk surat.
Kita dapat
menemukan berbagai informasi penting dari surat yang dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan,
permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan
dan lain sebagainya. Penyampain secara tertulis itu menggunakan bahasa yang disebut bahasa surat. Bahasa surat
adalah bahasa yang dilahirkan secara
tertulis, baik, indah, rapi, sopan dan ramah (Ali dan Tanzili (2006:1).
Bratawidjaja (1992:167)
menyatakan bahwa perusahaan bisnis, organisasi nonperusahaan dan instansi pemerintah, hampir
setiap hari mengirim bermacammacan surat keluar. Sebaliknya
organisasi-organisasi itu juga kebanjiran surat, yang diterima dari organisasi, perusahaan
ataupun dari perorangan. Perusahaan tanpa
surat merupakan perusahaan yang lumpuh, sebaliknya perusahaan yang cukup banyak melaksanakan lalu lintas surat
menyurat dan melaksanakannya dengan
sebaik-baiknya, pertanda bahwa perusahaan tersebut adalah perusahaan yang subur.
Penanganan surat
menyurat terbagi atas penanganan surat masuk dan penganan surat keluar. Penganan surat masuk
memerlukan ketelitian mulai dari penerimaan
surat, pembukaan surat, pengagendaan surat, penyortiran surat hingga pendistribusian surat. Begitu juga dengan
penanganan surat keluar mulai dari pembuatan
surat hingga pengiriman surat. Ratnawati dan Sunarto (2006:54) menyatakan bahwa pengurusan pengiriman surat
mencakup segala kerjaan yang berkaitan
dengan pengiriman surat: memasukkan ke dalam amplop, memberi perangko dan mengeposkan atau menyerahkan
surat yang sudah diamplopi kepada petugas
pengirim surat untuk diberi perangko dan diposkan. Surat keluar merupakan data perusahaan yang dapat
memberikan reputasi yang baik bagi perusahaan
bila surat sampai ketujuan tepat pada waktunya.
Melihat peranan
surat yang sangat penting maka sudah selayaknya suatu perusahaan mengadakan penanganan
khususterhadap kegiatan surat menyurat.
Sistem penanganan
surat menyurat dalam situasi perusahaan meliputi berbagai pekerjaan kantor yang dilakukan oleh seseorang
atau lebih karyawan yang perlu disusun
atau diatur secara benar.
Berdasarkan uraian
di atas, penulis tertarik untuk melakukan penelitian mengenai pengelolaan surat menyurat dengan
judul “ PROSEDUR PELAKSANAAN SURAT MENYURAT PADA PT PLN
(PERSERO) PROYEK INDUK PEMBANGKIT DAN
JARINGAN SUMATERA UTARA, ACEH DAN RIAU ”.
B. Perumusan
Masalah Untuk mempermudah pembahasan
agartidak menyimpang dari materi, maka
penulis membuat suatu rumusan masalah. Adapun perumusan masalah tersebut adalah : 1.
Bagaimana Prosedur Pelaksanaan Surat Menyurat pada PT PLN (Persero) Proyek Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera
Utara, Aceh dan Riau.
2.
Bagaimana permasalahan yang dihadapi oleh PT PLN (Persero) Proyek Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera Utara,
Aceh dan Riau.
3. Bagaimana peran surat menyurat sebagai jalur
komunikasi pada PT PLN (Persero) Proyek
Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera Utara, Aceh dan Riau.
C. Tujuan dan
Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk
: a.
Mengetahui prosedur pelaksanaan surat menyurat pada PT PLN (Persero) Proyek Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera
Utara, Aceh dan Riau.
b. Mengetahui permasalahan yang dihadapioleh PT
PLN (Persero) Proyek Induk Pembangkit
dan Jaringan SumateraUtara, Aceh dan Riau dalam penanganan surat menyurat.
c. Mengetahui sejauh mana peranan pelaksanaan
surat menyurat sebagai jalur komunikasi
bagi kelancaran operasional kantor pada
PT PLN (Persero) Proyek Induk Pembangkit
dan Jaringan Sumatera Utara, Aceh dan
Riau.
2. Manfaat
Penelitian a. Sebagai masukan bagi PT PLN (Persro) Proyek
Induk Pembangkit dan Jaringan Sumater
Utara, Aceh dan Riau dalam meningkatkan penanganan terhadap surat menyurat.
b.
Menambah wawasan bagi penulis dalam penanganan surat menyurat pada PT PLN (Persero) Proyek Induk Pembangkit dan
Jaringan Sumatera Utara, Aceh dan Riau.
c. Sebagai referensi bagi peneliti selanjutnya
yang bertemakan sama dengan Tugas Akhir
ini.
D. Jadwal Kegiatan Penulis membuat jadwal riset dengan maksud
agar setiap rencana kegiatan penelitian
dapat teratur dan selesai tepat pada waktu yang telah ditentukan.
Adapun tempat
penulis melakukan riset adalah di PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR Jl. Dr. Cipto No 12 Medan padatanggal 20
April 2009 sampai dengan tanggal 04 Mei
2009. Adapun jadwal kegiatan lebih rinci dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut ini: Tabel 1.1. Jadwal Kegiatan Minggu ke: No
Kegiatan 1 2 3 4 5 6 7
8 9 10 1.
Pengajuan judul 2.
Riset ke PT PLN (Persero) PIKITRING
SUAR Medan 3. Pengumpulan data 4.
Analisis data 5.
Pembuatan Tugas Akhir
6. Penyempurnaan Tugas Akhir 7.
Penggandaan Tugas Akhir
6 E. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan Tugas Akhir ini adalah :
1. BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini akan dibahas latar belakang
masalah, perumusan masalah, tujuan dan
manfaat penelitian dan jadwal penelitian yang merupakan pendahuluan dari Tugas Akhir ini.
2. BAB II PROFIL
PERUSAHAAN Pada bab ini akan dibahas
tentang sejarah ringkas perusahaan, jenis usaha/kegiatan, struktur organisasi, uraian
tugas, kinerja terkini perusahaan dan rencana
kegiatan perusahaan.
3. BAB III
PEMBAHASAN Pada bab ini akan dibahas
pembahasan yang berisikan prosedur surat keluar dan prosedur surat masuk.
4. BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini berisi
tentang kesimpulan dan saran berdasarkan pada topik atau tema penulisa Tugas Akhir ini.
Download lengkap Versi Word
 | ||
| ||
| ||
| ||
|
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
pesan skripsi