BAB I PENDAHULUAN
A. Latar
Belakang
Informasi merupakan sarana
penting dalam menjalankan suatu aktivitas perusahaan terutama dalam pencapaian tujuan.
Dalam suatu Perusahaan ataupun organisasi,
salah satu bahan informasi yang mempunyai peranan penting adalah arsip. Kearsipan merupakan salah satu kegiatan
yang banyak dilaksanakan diberbagai
perusahaan pemerintah maupun swasta.
Menurut Abubakar
(1996:21), kegiatan dalam kearsipan antara lain adalah menyimpan dan memelihara warkat, arsip,
ataupun dokumen penting dengan baik. Kegiatan ini lebih
dikenal dengan istilah administrasi kearsipan.
Kearsipan mempunyai peranan yang
penting dalam administrasi, yakni sebagai pusat ingat dan sumber informasi untuk melakukan kegiatan
perencanaan, penganalisaan, perumusan,
kebijakan, penilaian, pengendalian, dan pertanggungjawaban kerja yang baik dan efisien.
Menurut Roney
(2005:23), arsip dikatakan sebagai sumber ingatan bagi suatu perusahaan, maksudnya adalah karena arsip mencakup beraneka ragam bahan informasi yang sangat berguna. Oleh karena itu, sistem kearsipan dalam suatu perusahaan haruslah dilakukan
dengan baik, agar dapat membantu kelancaran
aktivitas di dalam perusahaan atau unit kerja tersebut.
Kearsipan harus dilakukan dengan teliti dan
cermat. Pengelolaan arsip juga harus
ditetapkan sebaik mungkin agar setiap saat arsip tersebut dapat diambil atau ditemukan dalam waktu yang singkat,
apabila sewaktu-waktu dibutuhkan kembali.
Arsip juga harus dipelihara dan disimpan di tempat yang baik dan aman, agar arsip tersebut tidak mudah rusak.
Sistem Kearsipan Pada Bagian Kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi Utara
sangat membutuhkan teknik
kearsipan dan keterampilan
tertentu. Karena data yang akan dihasilkan, diterima, diproses dan dibuang tidak terbatas jumlahnya. Untuk itu
dalam melakukan kegiatan ini harus didukung
dengan fasilitas yang baik pula.
Sistem kearsipan
pada bagian Kemahasiwaan bilamana ada warkat yang dipandang sudah tidak bernilai guna maka
warkat tersebut tidak perlu disimpan lagi
sebagai arsip, tetapi dimusnahkan saja. Pada Bagian Kemahasiswaan FE USU arsip dapat
memiliki kegunaan (manfaat) tertentu
seperti untuk keperluan administrasi,
hukum, keuangan, pendidikan, riset dan pembuktian dokumenter.
Karena mempunyai
kegunaan maka arsip harus disimpan secara sistematis, artinya dalam melakukan penyimpanan arsip perlu
menggunakan alat tertentu seperti map, (folder, stopmap, ordner) sekat, almari,
atau peti arsip, ruangan yang dapat menjamin
keamanan, selain di dalam menyimpan
arsip, setiap pegawai pada bagian kemahasiswaan
FE USU harus memperhatikan prosedur, metode, klasifikasi dan urutan tertentu di dalam
meletakannya. Apabila penyimpanan arsip dapat
dilakukan secara sistematis demikian, maka arsip dapat disediakan kembali dengan cepat sewaktu-waktu diperlukan.
Meskipun kearsipan berperan penting dalam
suatu perusahaan atau unit kerja, sampai
saat ini masih banyak perusahaan yang belum melakukan sistem atau penataan kearsipan dengan baik. Bahkan
banyak orang yang menganggap remeh
pekerjaan tersebut dan menganggapnya mudah untuk dilakukan.
Beberapa faktor yang menyebabkan perusahaan belum
melaksanakan penataan arsip dengan baik
antara lain karena kurangnya kesadaran dari diri para pegawai, khususnya pimpinan kantor
sendiri akan pentingnya penataan arsip dalam
kegiatan administrasi. Dan kemungkinan faktor lain adalah tidak tersedianya tenaga
khusus atau ahli dalam bidang kearsipan.
Atas dasar
pemikiran tersebut dan ditambah dengan keinginan penulis untuk mendalami pengetahuan mengenai sistem
kearsipan dalam suatu perusahaan atau organisasi, maka penulis mengambil judul
“Sistem Kearsipan Pada Bagian Kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi Sumatera Utara”.
B. Permasalahan Berdasarkan uraian latar belakang di atas maka
perumusan masalah dari tulisan ini
adalah bagaimana sistem kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Utara (FE-USU)? C. Tujuan dan Manfaat
Penelitian 1. Tujuan Penelitian Adapun yang menjadi tujuan penelitian adalah :
Untuk mengetahui secara langsung
bagaimana sistem kearsipan
pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Utara.
2.
Manfaat Penelitian Adapun manfaat
dari penelitian adalah : a. Bagi
organisasi, membantu dalam memberikan pengertian, bahkan masukan, sumbangan pemikiran dan perbaikan
apabila terdapat kesalahan pada sistem
kearsipan di dalam suatu perusahaan atau organisasi tersebut.
b. Bagi peneliti, menambah pengetahuan dan
pengalaman mengenai sistem kearsipan dalam organisasi serta memperkenalkan pada
lingkungan kerja atau wujud nyata dari
sistem kearsipan.
c. Bagi pembaca, menambah pengetahuan, wawasan
dan referensi tentang sistem kearsipan D. Jadwal Kegiatan Riset ini dilakukan oleh penulis di Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl.
T.M Hanafiah Kampus USU Medan khususnya pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Utara dan jadwal kegiatan dilakukan mulai tanggal 25 September
sampai dengan 15 Oktober 2012, dapat
dilihat dalam Tabel.
Tabel 1.
Jadwal Kegiatan No. Kegiatan Minggu Ke I II III
1 Persiapan 2 Pengumpulan Data 3 Penulisan
E. Sistematika Penulisan Adapun sistematika penulisan dari penulisan
tugas akhir ini adalah : BAB I :
PENDAHULUAN Bab ini membahas
latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, jadwal kegiatan dan
sistematka penulisan.
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI Bab ini membahas sejarah ringkas, struktur
organisasi, job description, jaringan
usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada Fakultas Ekonomi Utara.
BAB III : TOPIK
PENELITIAN Bab ini menguraikan mengenai
pengertian arsip, kearsipan, dan sistem kearsipan
pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB IV : KESIMPULAN
DAN SARAN Bab ini menguraikan kesimpulan dan saran mengenai sistem kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Utara.
Download lengkap Versi Word
 | ||
| ||
| ||
| ||
|
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
pesan skripsi