BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Pengertian kearsipan lebih diartikan sebagai kegiatan yang
berkaitan dengan pengelolaan surat.
Berbicara tentang penyimpanan arsip pun tidak terlepas pada kegiatan penyimpanan surat. Pandangan tersebut
sebenarnya sudah tidak tepat lagi, karena
bidang kearsipan telah tumbuh berkembang sesuai dengan kebutuhan praktis organisasi, karena kearsipan telah berkembang
menjadi bagian tidak terpisahkan dari manajemen
informasi.
Pengertian arsip
secara fisik pun tidak terbatas pada surat saja tetapi semua bentuk perekam data dan informasi seperti foto,
rekaman, film, disket dan sebagainya. Hal ini sesuai dengan apa yang dimaksudkan pada
Undang-Undang No.7 tahun 1971 tentang pokok-pokok
kearsipan. Yaitu sebagai berikut : Menimbang : a. Bahwa untuk kepentingan generasi yang akan
datang perlu diselamatkan bahanbahan bukti yang nyata, benar, lengkap mengenai
kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia di
masa yang lampau, sekarang dan yang akan datang dan berhubungan dengan itu perlu diatur
ketentuan-ketentuan pokok tentang kearsipan.
b. Bahwa dalam rangka meningkatkan penyempurnaan
administrasi aparatur Negara, khususnya
dibidang kearsipan materi tahun 1961 perlu ditinjau kembali dan disesuaikan dengan perkembangan keadaan.
Arsip yang tertib dan teratur akan sangat
menunjang kecepatan dan ketepatan penyajian
informasi yang dibutuhkan baik oleh individu maupun kelompok organisasi sehingga dapat membantu semua pihak dalam
rangka melancarkan penyelesaian tugas guna
mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Bagian
keemahasiswaan di Fakultas Ekonomi adalah salah
satu unit kerja yang mempunyai kewenangan untuk melaksanakan usaha-usaha penyediaan data dan informasi yang dibutuhkan
oleh dosen, pegawai-pegawai serta mahasiswa
di lingkungan Fakultas Ekonomi USU. Data dan informasi Itu harus benarbenar
dikelola dengan baik oleh pegawai kearsipan di bagian kemahasiswaan sehingga dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi
pekerjaan terhadap arsip yang disimpan.
Bagian emahasiswaan
tersebut merupakan salah satu unit pendukung seluruh kegiatan akademik dalam pelayanan data dan informasi,
guna pengambilan keputusan terhadap rencana
yang akan datang.
Apabila arsip tidak
disimpan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan maka hal ini dapat menghambat kelancaran pekerjaan
administrasi. Oleh karena itu, pengelolaan
arsip membutuhkan tekhnik dan keterampilan khusus karena data yang akan dihasilkan, diterima, diproses dan
dibuang tidak terbatas jumlahnya. Kegiatan kearsipan di instansi atau organisasi
dilaksanakan dengan maksud memberikan pelayanan
yang dibutuhkan oleh instansi atau organisasi dan merupakan suatu aktivitas yang bersifat rutinitas.
Efektivitas
pengelolaan kersipan pada suatu instansi atau organisasi dipengaruhi oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan,
sarana atau fasilitas yang digunakan dalam
membantu pengelolaan arsip yang tersedia untuk penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan arsip tersebut. Fungsi arsip
sebagai alat ingatan, sumber informasi dan sebagai alat pengawasan perlu dikelola dengan
baik agar dapat memperlancar seluruh pekerjaan
kantor yang berdayaguna. Untuk dapat melaksanakan tugas ini, pegawai yang bekerja pada unit kersipan bukan hanya
ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaan
tetapi juga harus memiliki keterampilan khusus di bidang kearsipan sehingga tujuan yang ingin dicapai dapat terlaksana
dengan baik.
Meskipun kearsipan
berperan penting dalam suatu organisasi, tetapi masih banyak instansi atau organisasi yang belum melakukan
penataan arsip dengan baik. Dalam pelaksanaannya
masih banyak dijumpai arsip-arsip yang ditumpukkan di dalam lemari yang tidak tersusun rapi sehingga sulit untuk
ditemukan kembali. Akibat dari hal ini tentunya
kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip tersebut tidak dapat terjamin dan akan lenyap. Maka berdasarkan
alasan tersebut penyimpanan, pengamanan dan
pemeliharaan arsip mutlak harus dilaksanakan untuk menjamin kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip tersebut.
Pentingnya sistem
kearsipan yang baik mendorong penulis untuk mengetahui bagaimana sistem kearsipan pada bagian
Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara melalui penulisan laporan tugas akhir yang berjudul “Sistem Penyimpanan, Pengamanan dan Pemeliharaan
Kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi ”.
B. Permasalahan Untuk lebih memfokuskan dan memperjelas topik
yang akan dibahas dalam penulisan tugas
akhir ini maka penulis akan membatasi ruang lingkup masalah yang akan dibahas hanya pada masalah “Bagaimana
proses penyimpanan, penanganan, dan pemeliharaan
kearsipan”.
C.
Tujuan Penelitian Secara khusus tujuan dari penelitian ini adalah : a.
Merupakan syarat mutlak untuk dapat menyelesaikan pendidikan Diploma III
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi .
b. Untuk mengetahui
lebih jelas tentang proses penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan kearsipan pada bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi .
c. Untuk dijadikan
sebagai bahan masukan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi .
D. Manfaat
Penelitian Manfaat dilakukannya penelitian ini adalah : a. Dapat meningkatkan pengetahuan dan wawasan
dalam bidang kearsipan.
b. Dapat menambah kepustakaan Fakultas Ekonomi .
E. Jadwal Kegiatan Riset ini dilakukan oleh
penulis untuk pengumpulan data dan penyusunan laporan tugas akhir pada bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi .
Jadwal kegiatan
dapat dilihat pada Tabel 1.1 sebagai berikut: Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan No Kegiatan Minggu Ke I
II /III IV 1
Persiapan √ 2 Pengumpulan Data dan Kondisi Data √ √ 3 Penulisan
√ √ √ F.
Sistematika Penulisan Sistematika penulisan tugas akhir ini disusun
sebagai berikut: BAB I : PENDAHULUAN Bab ini membahas tentang latar
belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat
penelitian, jadwal kegiatan dan sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL
PERUSAHAAN Bab ini membahas sejarah ringkas, stuktur organisasi, job
description, jaringan usaha/kegiatan,
kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada Fakultas Ekonomi .
BAB III :
PEMBAHASAN Bab ini menguraikan tentang
pengertian arsip, pengorganisasian arsip, jenis arsip, peranan dan tujuan kearsipan,
alat-alat yang digunakan untuk penyimpanan
arsip, sistem penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan kearsipan serta sistem penyusutan dan
pemusnahan arsip pada bagian Kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi .
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini
berisikan kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang dilakukan dibagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan
beberapa saran yang bermanfaat dikemudian hari.
Download lengkap Versi Word
 | ||
| ||
| ||
| ||
|
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
pesan skripsi