BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pengawasan adalah segenap kegiatan untuk
meyakinkan dan menjamin bahwa
tugas/pekerjaan telah dilakukan sesuai dengan rencana yang telah di tetapkan, kebijaksanaan yang telah di gariskan
dan perintah ( aturan ) yang di berikan. Salah satu dari
lima fungsi dasar manajemen adalah kontrol atau pengawasan yang berfungsi membantu memastikan
apakah aktifitas yang dilakukan pegawai
administrasi sesuai dengan hasil yang diinginkan. Selain itu, fungsi ini juga dapat digunakan untuk
memfasilitasi bagaimana melakukan perbaikan
terhadap hal tersebut. Pengawasan adalah tanggung jawab pimpinan, tapi karena tidak mungkin pimpinan melakukan
semuanya maka pengawasan dilimpahkan
pada unit pengawasan.
Mulanya dan bahkan
sementara pihak saat ini menganggap bahwa fungsi pengawasan itu tidak perlu, dilupakan, dan
disalah artikan. Namun , dalam organisasi
modern dan dalam perusahaan bestandar kompleks semakin disadari pentingnya fungsi kontrol itu yang sebenarnya
bermaksud baik yaitu sebagai fungsi
manajemen yntuk menjamin bahwa apa yang ditetapkan sebagai tujuan organisasi dapat dicapai dengan semestinya.
Perkembangan
organisasi modern dan karena semakin kompleksnya dimensi yang berkaitan dengan kontrol ini
menyebabkan fungsi kontrol juga berkembang
dari segi teori maupun penerapannya. Mulanya kontrol dianggap sebagai kegiatan yang sifatnya pemaksaan
kekuasaan sampai akhirnya merupakan fungsi
yang difokuskan pada sikap prilaku individu yang mempunyai multidimensi dan berbagai sifat. Teknik
kontrol semakin diperjelas dan disederhanakan.
William dalam Harahap (1988:42) menjelaskan pentingnya pengawasan administrasi karena beberapa alasan
berikut ini: 1. Pengawasan digunakan
untuk membuat standar prestasi yang dimaksudkan
untuk menaikkan efesiensi dan menekan biaya. Misalnya penggunaan time and motion studies, pelaksanaan pemeriksaan, dan pembuatan pedoman tertulis.
2. Pengawasan digunakan untuk mengamankan asset
perusahaan dari kemungkinan pencurian,
pemborosan, dan penyalahgunaan. Misalnya dengan penekanan tanggung jawab divisi,
pemisahan tugas, pengamanan harta dan
pencatatan, penetapan prosedur otoritas.
3. Pengawasan didesain untuk menetapkan batas
wewenang yang didelegasikan oleh top
manajemen.
4. Pengawasan digunakan untuk mengukur prestasi
kerja karyawan.
5. Pengawasan digunakan untuk perencanaan dan
peyusunan program kegiatan.
Apabila sistem
pengawasan berjalan baik maka akan diperoleh berbagai keuntungan mapun kelebihan dari proses
pengawasan yaitu sebagai berikut: 1.
Tujuan akan diwujudkan lebih cepat, murah dan lebih mudah dicapai.
2. Menciptakan suasana keterbukaan, kejujuran
dan transparan.
3.
Menimbulkan saling percaya dan menghilangkan rasa curiga dalam organisasi.
4. Menumbuhkan perasaan aman dihati setiap orang
dalam organisasi sehingga mendorong
kondisi jiwa yang sehat.
5. Memupuk perasaan memiliki atas perusahaan
atau oganisasi.
6. Meningkatkan rasa tanggung jawab personil.
7. Meningkatkan rasa percaya diri dan
meningkatkan produktivitas yang akhirnya
mempercepat pencapaian tujuan.
8. Top pimpinan akan lebih memfokuskan perhatian
kepada masalah yang lebih besar untuk
kepentingan jangka panjang perusahaan karena operasi dan kegiatan perusahaan diasumsikan sudah
dalam pengawasan yang baik.
Walaupun pengawasan
begitu penting dalam fungsi manajemen dan bagi pimpinan maupun organisasi, Namun sepertinya
pelaksanaan pengawasan itu belum begitu
efektif dan memuaskan. Certo dalam Harahap (1985 : 46) mengemukakan beberapa kendala maupun kelemahan
dalam pelaksanaan pengawasan antara
lain: 1. Pelaksanaan pengawasan terlalu
ditekankan pada tujuan jangka pendek.
2. Penerapan sistem pengawasan dapat menimbulkan
frustasi dan semangat kerja.
3. Pelaksanaan sistem pengawasan dapat
mempersempit pandangan terhadap organisasi/perusahaan.
4. Kontrol dianggap sebagai tujuan bukan alat
mencapai tujuan.
Hal yang perlu diingat bahwa pengawasan itu
merupakan suatu “cost item”, artinya
memerlukan biaya yang besar dari awal sampai akhir. Karena itu sangat diperlukan efisiensi dalam penggunaan
dana dan material, dengan dana yang
tersedia, metoda yang baik serta peralatan yang efektif, pemecahan masalah yang tidak pilih kasih, bisa mencapai sasaran
yang luas. Janganlah suatu obyek dilakukan
pengawasan berulang-ulang disuatu atau beberapa tempat dalam waktu yang lama, sebaliknya banyak obyek lain yang
tak tersentuh pengawasan. Atau ada suatu
kelompok menjadi sasaran kambing hitam pelanggaran, sebaliknya ada kelompok lain yang tak tersentuh atau
terlindung dari pengawasan. Dengan terlaksananya
efisiensi dan efiktifitas maka kepercayaan pada pimpinan organisasi dari yang rendah sampai yang tertinggi ada dan
terpelihara dengan baik.
Berdasarkan uraian
diatas, maka dapat dilihat bahwa pentingnya pengawasan administrasi guna mengontrol
kinerja pegawai sehingga tercapai tujuan
yang telah ditetapkan. Untuk itu penulis akan membahas masalah tentang: “bagaimana pengawasan administrasi yang
dilakukan pada bagian kemahasiswaan fakultas
ekonomi ”.
B. Permasalahan Secara garis besar kegiatan-kegiatan yang
terdapat dalam suatu kantor meliputi
bidang kepegawaian, perlengkapan, humas dan sebagainya. Yang semua itu tidak terlepas dan kegiatan administrasi
perkantoran.
Walupun demikian
yang dilakukan oleh suatu kantor tidaklah sama meskipun dibidang usaha yang sejenis. sebuah
organisasi harus menyusun sistem administrasi
yang sesuai dengan kebutuhannya agar dapat memperlancar kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Sehingga Permasalahan yang akan diambil
dari penulisan tugas akhir ini adalah “bagaimana pengawasan administrasi yang dilakukan pada bagian kemahasiswaan
fakultas ekonomi universitas sumatera
utara” C. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui
pengawasan administrasi yang dilakukan
pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi .
D. Manfaat
Penelitian Adapun manfaat penelitian ini adalah : 1. Bagi Penulis a) Menambah pengetahuan penulis dalam bidang
yang diteliti baik secara teoritis maupu
n aplikasi.
b) Sebagai bahan referensi bagi
peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama.
c) Agar penulis lebih memahami system pengawasan
administrasi yang lebih efektif dalam
pelaksanaan kegiatan kerja suatu organisasi 2. Bagi Instansi.
a) Sebagai masukan untuk meningkatkan pengawasan
Administrasi untuk membantu efesiensi
pekerjaan pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi , sesuai dengan hasil dan analisa penulis untuk bahan kepentingan Tugas Akhir
ini.
3. Bagi Peneliti
yang Akan Datang a) Sebagai bahan
referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya.
E. Jadwal Kegiatan Penelitian
ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk
lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat
dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini : Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan NO KEGIATAN
MINGGU KE I II III 1
Persiapan 2
Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan
F. Sistematika Penulisan Agar
pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan
Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab,
yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir
yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan
Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut: BAB I : PENDAHULUAN Dalam
bab ini diuraikan tentang latar
belakang, permasalahan, tujuan penelitian,
manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL
INSTANSI Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, job
description, kinerja usaha terkini dan rencana
kegiatan Fakultas Ekonomi .
BAB III :
PEMBAHASAN Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian pengawasan, proses pengawasan, pengawasan yang efektif dan pelaksanaan pengawasan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB IV : PENUTUP Dalam
bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan saran-saran yang
bertitik tolak dari pengumpulan data dan
pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi dimasa mendatang.
Download lengkap Versi Word
 | ||
| ||
| ||
| ||
|
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
pesan skripsi