BAB I.
PENDAHULUAN.
A. LATAR BELAKANG MASALAH.
Skripsi Ekonomi: Tata kearsipan pada bagian pemerintahan desa (pemdes) sekretariat daerah kabupaten Wonogiri
Perkembangan dan
kemajuan tekhnologi informasi
saat ini berkembang sangat pesat. Hal ini berpengaruh
terhadap instansi pemerintahan maupun
swasta. Informasi tersebut sangat penting dalam menunjang kegiatan pada
suatu instansi karena
tanpa informasi yang
akurat kegiatan berjalan kurang
maksimal. Salah satu
jenis pekerjaan yang
banyak dilakukan di berbagai
kantor untuk pengelolaan informasi berdasarkan dengan fakta yaitu kearsipan.Informasi
tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektifdan
efisien.
Kearsipan berperan
sangat penting dalam
suatu organisasi pemerintahan maupun swasta. Peranan penting
kearsipan yaitu sebagai pusat ingatan,
tanpa menggunakan arsip seseorang tidak mampu mengingat semua catatan, dokumen serta semua surat-surat yang masuk maupun keluar secara lengkap,
maka dari itu
arsip harus ditata
dengan baik dan
terpogram. Arsip juga
sebagai sumber informasi
bagi instansi dalam
rangka pelaksanaan kegiatan dan juga pengawasan. Dalam hal ini
unit kearsipan harus senantiasa memberikan pelayanan
informasi yang akurat,
akan tetapi masih
banyak kantor yang
kurang baik dalam
penataan arsip sehingga
banyak arsip yang hanya
ditumpuk di dalam gudang sehingga cepat rusak, serta sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Hal
ini tidak lepas dari kurangnya kesadaran pegawai
dan khususnya pimpinan
kantor dan petugas
kearsipan yang kurang
peduli terhadap pentingnya
penataan arsip dalam
menunjang efektivitas suatu
pekerjaan.
Efektivitas pengelolaan kearsipan
pada suatu kantor dipengaruhi pula oleh pegawai
yang bekerja pada
unit kearsipan, sarana
atau fasilitas yang dipergunakan dalam
membantu pengelolaan arsip,
dan dana yang
tersedia untuk pemeliharaan
arsip tersebut. Dengan
penataan arsip yang
baik dan tersusun
dengan rapi serta
memusnahkan arsip-arsip yang
sudah tidak di gunakan
dengan tepat akan memudahkan kinerja pegawai dan meningkatkan produktivitas kerja kantor. Dalam menangani
penataan kearsipan bukan hanya ditunjang oleh
faktor kemauan terhadap
pekerjaannya melainkan diperlukan orang-orang
yang memiliki keahlian
dalam bidang kearsipan
untuk memudahkan dalam
pekerjaannya.
Tata kearsipan
merupakan segenap rangkaian
perbuatan penyelenggaraan kearsipan
mulai dari pengumpulan
warkat sampai penyingkirannya (A.W. Widjaya, 1993 : 93).
Dalam tata
kearsipan terdapat tahapan
hidup arsip, yaitu
tahap penciptaan, penggunaan
dan pemeliharaan, penyusutan,
serta tahap pemusnahan
arsip.
Tahap penggunaan dan pemeliharaan
meliputi sistem penataan berkas (filing system), pengurusan
surat, program arsip
vital dan pengelolaan
pusat arsip dan
penemuan arsip. Tahap
penyusutan meliputi identifikasi
dan deskripsi arsip,
pemindahan,pemusnahan dan penyerahan
arsip. Pemusnahan arsip dilakukan berdasarkan
nilai guna arsip
itu sendiri. Secara
umum tata kearsipan
adalah cara pengaturan
atau penyimpanan arsip
secara logis dan sistematis
dengan memakai abjad, numerik / nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang
terkait.
Tata kearsipan pada bagian
Pemerintahan Desa (PEMDES) Sekretariat Daerah Kabupaten
Wonogiri juga tidak
lepas dari pengurusan
surat masuk maupun surat keluar yang menggunakan kebijakan “satu pintu” yaitu semua pelayanan
kegiatan baik surat
masuk yamg diterima
melalui petugas pos maupun
yang diambil sendiri serta surat keluar melalui satu unit bagian saja yang
menangani. Apabila kegiatan
itu dilakukan secara
sistematis dan baik maka akan
memudahkan petugas dalam
pekerjaannya. Sistem penyimpanan arsip sendiri menggunakan sistem manual dengan
asas desentralisasi, artinya setiap
bagian memiliki kewenangan tersendiri dalam menangani arsip.
Tata kearsipan yang ada di bagian
pemerintahan desa Setda Kabupaten Wonogiri
ini cukup baik, karena petugasnya sangat cekatan dalam mengurus penataan
arsip, mengingat banyaknya
data-data dari berbagai
desa dan juga data
yang lain yang penting dan sering diperlukan di kemudian hari. Penulis merasa
tertarik dengan penataan
arsip atau pengelolaan
arsip di bagian Pemerintahan
Desa Sekretariat Daerah
Kabupaten Wonogiri karena
kegiatan yang sering
dilakukan yaitiu mengenai penanganan
arsip maupun surat-surat yang cukup
banyak., jadi pengarsipan
yang efektif dan
efisisien sangat di perlukan
dalam pengelolaan nya.
B. RUMUSAN MASALAH.
Berdasarkan latar
belakang masalah diatas
dapat diambil rumusan masalah yaitu “Bagaimana Tata
Kearsipan atau Pengelolaan
Arsip pada bagian Pemerintahan Desa (PEMDES) Sekretariat Daerah
Kabupaten Wonogiri ?”.
C. TUJUAN.
Tujuan penulis dalam pengamatan
ini antara lain:.
1. Tujuan Operasional Untuk mengetahui
dan memperoleh gambaran
yang jelas tentang tatakearsipan di bagian Pemerintahan Desa
(PEMDES) Sekretariat Daerah Kabupaten
Wonogiri.
2. TujuanFungsional Hasil
pengamatan ini diharapkan
bisa menjadi pengetahuan, masukan
yg bermanfaat dan
bahan pertimbangan bagi
semua pihak yang berhubungan dengan Tata Kearsipan.
3. Tujuan Individual Untuk memenuhi
syarat dalam memperoleh
sebutan Ahli Madya pada Program Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta.
D. MANFAAT.
1. Bagi Instansi Diharapkan menjadi
bahan masukan bagi
instansi untuk meningkatkan
pengelolaan Tata Kearsipan.
2. Bagi Penulis a. Mendapatkan
pengetahuan tentang duniakerja
yang belum di
dapat secara lebih dalam perkuliahan.
b. Dapat
melakukan praktik kerja
secara langsung, menerapkan
teori yang diperoleh dari
perkuliahan serta menambah pengetahuan baru.
c. Menambah kepercayaan diri dengan bekal
penerapan teori dan kondisi praktik di
lapangan.
Skripsi Ekonomi: Tata kearsipan pada bagian pemerintahan desa (pemdes) sekretariat daerah kabupaten Wonogiri
Download lengkap Versi PDF
 | ||
| ||
| ||
| ||
|
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
pesan skripsi